Czytniki zawieszone przy wejściach do firm przez lata były preferowaną metodą rejestrowania obecności, cieszącą się większym zaufaniem niż papierowe listy. Dziś technologia otwiera przed nami zupełnie nowe możliwości, a smartfon w kieszeni pracownika przejmuje rolę firmowego terminala. Która opcja sprawdzi się lepiej w Twojej organizacji? Zobacz, jak wypadają fizyczne urządzenia w starciu z aplikacjami mobilnymi i podejmij świadomą decyzję.
Artykuł sponsorowany
Sprawdzone rozwiązanie – czytniki na kartę, brelok lub palec
System rejestracji czasu pracy oparty na fizycznych terminalach to widok doskonale znany z dużych zakładów produkcyjnych i biurowców. Pracownik podchodzi do urządzenia i zbliża plastikową kartę, przykłada brelok lub skanuje odcisk palca, a maszyna odnotowuje godzinę rozpoczęcia zmiany. Główną siłą tego rozwiązania pozostaje prostota obsługi i wyrobiony przez lata nawyk. Fizyczny sprzęt zamontowany na ścianie działa bez zarzutu nawet w środowiskach bez stałego dostępu do internetu, gromadząc dane w pamięci wewnętrznej.
W hali produkcyjnej, gdzie trzystu pracowników rozpoczyna zmianę o tej samej porze, przyłożenie karty do czytnika zajmuje ułamek sekundy i pozwala sprawnie rozładować poranny ruch przy wejściu do fabryki. Niezawodność takich urządzeń jest niekwestionowana, a same terminale rzadko ulegają poważnym awariom. Często borykamy się tu jednak z problemem zgubionych kart czy zapomnianych breloków, co stale generuje dodatkowe obowiązki dla działu kadr.
Z kolei skanery biometryczne eliminują kłopot zagubionych przepustek, ale nie mogą być stosowane wszędzie – wiążą się z przetwarzaniem danych wrażliwych. Wykorzystuje się je w miejscach wymagających szczególnej ochrony przed niepowołanym dostępem.
Nowoczesna alternatywa – aplikacje mobilne
Rozwój technologii chmurowych sprawił, że rejestracja godzin pracy może bez przeszkód odbywać się z poziomu dowolnego smartfona. Rozwiązania takie jak inEwi przenoszą cały proces do przyjaznego cyfrowego środowiska, do którego pracownik loguje się na własnym urządzeniu lub jest ono uruchomione na ogólnodostępnym tablecie przy wejściu do firmy. Aplikacja pozwala „odbijać” wejścia i wyjścia jednym kliknięciem lub dotknięciem ekranu.
Taki model doskonale wpisuje się w realia elastycznych form zatrudnienia, pracy hybrydowej czy częstych delegacji służbowych. Na przykład przedstawiciel handlowy, ruszając w trasę ze swojego domu, może zalogować się do systemu w samochodzie, a menedżer natychmiast zobaczy jego aktywność na pulpicie swojego komputera.
W przypadku aplikacji mobilnych omija nas także problem zapomnianej przepustki, a same programy oferują znacznie bogatszą funkcjonalność dla użytkownika. Z poziomu jednego programu kadra może błyskawicznie składać wnioski urlopowe, podglądać nadgodziny czy weryfikować uaktualnione grafiki zmian. Wadą tego podejścia bywa uzależnienie od naładowanej baterii w telefonie oraz potrzeba dostępu do sieci.
Koszty wdrożenia i utrzymania systemów RCP
Finanse zazwyczaj mocno rzutują na ostateczny wybór firmowych narzędzi. Zakup tradycyjnych rejestratorów na karty pociąga za sobą duży, jednorazowy wydatek na samym starcie inwestycji. Do tego doliczamy koszty:
- fachowego montażu,
- ułożenia okablowania,
- regularnego serwisu,
- wyrobienia fizycznych identyfikatorów dla każdego członka załogi.
Z kolei aplikacje mobilne funkcjonują w wygodnym modelu subskrypcyjnym. Koszty wdrożenia ograniczają się tu głównie do założenia konta firmowego, dostosowania ustawień i wysłania zaproszeń do zespołu. Unikasz kupowania fizycznego sprzętu, który mógłby ulec zniszczeniu, co usuwa z równania wydatki na nieprzewidziane naprawy. Model abonamentowy oznacza stałe obciążenie firmowego budżetu określoną opłatą, zwykle w cyklu miesięcznym lub rocznym.
Jeśli prowadzisz firmę w jednym stałym punkcie, czytnik kart kupiony na własność ostatecznie zepnie się finansowo. Dla dynamicznie rosnących organizacji elastyczność abonamentu i brak przymusu dokupowania kolejnych fizycznych maszyn stanowią niekwestionowany atut.
Ograniczenia obu metod i codzienna wygoda
Oceniając omawiane warianty pod kątem wygody pracownika, musimy dokładnie przeanalizować ich naturalne ograniczenia.
- Ograniczeniem fizycznego sprzętu jest absolutny brak mobilności, co całkowicie dyskwalifikuje go przy zarządzaniu pracą zdalną i ekipami pracującymi w terenie. Terminale wymuszają stawienie się w konkretnym punkcie budynku, co czasem zmusza ludzi do nadkładania drogi przed dotarciem do własnego biurka.
- Oprogramowanie mobilne stawia przed firmą nieco inne wyzwania komunikacyjne. Wdrożenie takiego rozwiązania wymaga wypracowania jasnej polityki korzystania z prywatnych telefonów do celów służbowych, o ile firma nie zapewnia sprzętu w standardzie. Niektórzy pracownicy mogą sporadycznie potrzebować więcej wsparcia w obsłudze aplikacji.
W ostatecznym podsumowaniu cyfrowe narzędzia takie jak inEwi wygrywają ogromną uniwersalnością. Pozwalają spójnie połączyć potrzeby zespołów biurowych, produkcyjnych, zdalnych oraz terenowych w ramach jednego intuicyjnego ekosystemu.