Organizacje planujące wdrożenie intranetu często stoją przed tym samym dylematem – wykorzystać możliwości SharePoint czy zainwestować w rozwiązanie dedykowane? Nie da się niestety jednoznacznie wskazać, który z tych kierunków będzie bardziej korzystny dla każdej firmy. Zarówno intranet SharePoint, jak i dedykowana platforma intranetowa oferują bowiem wiele korzyści i doskonale sprawdzają się w konkretnych scenariuszach biznesowych.
Artykuł sponsorowany
Czym jest intranet oparty na SharePoint?
Oparty na SharePoint intranet to wewnętrzny portal firmowy, który działa w ekosystemie Microsoft 365. To rozwiązanie, które pozwala na stworzenie centralnego miejsca do współdzielenia plików, publikowania ogłoszeń czy obsługi poszczególnych procesów. Uruchomienie takiego intranetu zazwyczaj nie jest wymagającym zadaniem – narzędzie to umożliwia wykorzystanie gotowych komponentów, co pozwala na szybki start. Co istotne, taki portal można również łatwo zintegrować z Teams, Outlook, Viva czy OneDrive.
Intranet oparty na Microsoft SharePoint bez wątpienia oferuje szereg zalet, spośród których wymienić warto między innymi:
- krótszy czas wdrożenia,
- możliwość wykorzystania istniejących licencji,
- intuicyjność obsługi wynikającą ze znajomości środowiska Microsoft,
- wysoki poziom bezpieczeństwa.
Nie da się jednak ukryć, że taki system intranetowy posiada również swoje ograniczenia. Uwagę warto zwrócić tu między innymi na:
- ograniczoną elastyczność UX,
- ograniczoną możliwość odwzorowania złożonych procesów,
- zależność od roadmapy Microsoft,
- trudności przy nietypowych wymaganiach.
Czym jest intranet dedykowany?
Rozwiązaniem, które pozwala na wyeliminowanie powyżej opisanych problemów, jest wdrożenie intranetu dedykowanego. To system projektowany od podstaw z myślą o konkretnych potrzebach organizacji. Może zapewniać dostęp do wszystkich niezbędnych funkcjonalności (nawet tych nietypowych), możliwość projektowania procesów bez ograniczeń platformowych oraz własny interfejs użytkownika.
Taka specyfika dedykowanego, nowoczesnego intranetu przekłada się rzecz jasna na szereg korzyści, takich jak:
- pełna personalizacja,
- wysoka skalowalność,
- możliwość zintegrowania z dowolnymi systemami,
- większa swoboda rozwoju.
Dedykowany intranet nie jest jednak uniwersalnym, najlepszym rozwiązaniem dla każdej firmy. Tego typu systemy również mają swoje ograniczenia, w tym przede wszystkim:
- wyższy koszt wejścia,
- dłuższy proces projektowy,
- konieczność świadomego zarządzania rozwojem produktu.
Intranet dedykowany vs SharePoint – porównanie kluczowych obszarów
| Intranet SharePoint | Intranet dedykowany | |
| Elastyczność | Umiarkowana (funkcje ograniczone przez możliwości platformy) | Nieograniczone możliwości budowania niestandardowych rozwiązań |
| Szybkość wdrożenia | Wysoka | Dłuższy czas realizacji |
| Skalowalność | Wysoka, ale ograniczona | Nieograniczona |
| Integracje | Bardzo proste integracje z ekosystemem MS 365; możliwość stworzenia dodatkowych integracji | Nieograniczona (możliwość połączenia z dowolnym systemem) |
| UX (User Experience) | Mniejsze możliwości dopasowania | Nieograniczone możliwości dopasowania |
| Utrzymanie | Microsoft automatycznie aktualizuje platformę i dba o infrastrukturę; organizacja zarządza jedynie treścią i uprawnieniami | Odpowiedzialność za aktualizacje bibliotek, poprawianie błędów i ciągłość działania po stronie zespołu IT lub dostawcy |
| Bezpieczeństwo | Oparte na globalnej infrastrukturze chmurowej Microsoft | Odpowiedzialność za aktualizacje bezpieczeństwa, łatanie luk i ochronę przed atakami leży w całości po stronie własnego działu IT lub dostawcy |
| Całkowity koszt posiadania (TCO) | Niskie koszty startowe, ale stały koszt licencyjny per użytkownik (subskrypcja MS 365) | Wysoki koszt startowy (wdrożenie); koszty utrzymania i rozwoju zależne od wybranego modelu |
Kiedy SharePoint będzie najlepszym wyborem, a kiedy przewagę zyskuje intranet dedykowany?
Wiemy już czym różnią się dwa omawiane przez nas rozwiązania i znamy ich mocne oraz słabe strony. Czas więc na wskazanie, w jakich sytuacjach sprawdzi się każdy z systemów.
W pierwszej kolejności przyjrzyjmy się portalom pracowniczym opartym na SharePoint. Tego typu intranet doskonale sprawdzi się, gdy:
- organizacja korzysta już intensywnie z Microsoft 365,
- firma potrzebuje przede wszystkim komunikacji i repozytorium wiedzy,
- procesy nie są bardzo złożone,
- ważny jest szybki start.
Kiedy natomiast lepiej zdecydować się na wdrożenie intranetu od podstaw stworzonego z myślą o danej firmie? Przyjrzyjmy się tu kilku scenariuszom biznesowym.
Scenariusz 1.: Duże organizacje
Jeśli firma zatrudnia kilka tysięcy pracowników lub działa w wielu lokalizacjach, prosty, wykorzystujący SharePoint intranet z dużym prawdopodobieństwem okaże się niewystarczający. Aby komunikacja wewnętrzna przebiegała sprawnie, niezbędne będzie narzędzie perfekcyjnie dopasowane do struktury organizacji i jej poszczególnych jednostek biznesowych.
Scenariusz 2.: Firmy z rozbudowanymi procesami
Podobnie sytuacja wygląda w przypadku firm ze złożonymi procesami. SharePoint bardzo dobrze radzi sobie z typowymi wyzwaniami firm. Jeśli w grę wchodzi konieczność tworzenia złożonych obiegów wniosków oraz obsługi nietypowych procesów operacyjnych, jakościowych czy HR, dedykowany digital workplace jest znacznie lepszą opcją.
Scenariusz 3.: Organizacje z własnym ekosystemem systemów
Konieczność inwestycji w dedykowane narzędzia komunikacji wewnętrznej pojawia się również w sytuacji, gdy firma już teraz korzysta z dużej liczby różnych systemów. Jeśli organizacja potrzebuje integracji intranetu z ERP, CRM, systemami produkcyjnymi, systemami kadrowymi czy aplikacjami branżowymi również powinna ona postawić na dedykowane rozwiązanie.
Czy zawsze trzeba wybierać między SharePoint a intranetem dedykowanym?
Wiele osób z góry przyjmuje, że wszystkie firmy wdrażające intranet muszą postawić albo na SharePoint, albo na rozwiązanie dedykowane. Jak jednak przekonują eksperci z Ideo specjalizujący się we wdrażaniu intranetów, wcale nie musimy ograniczać się do korzystania z jednego rodzaju systemu. Często lepszym wyborem jest bowiem model hybrydowy.
W takim przypadku organizacje, które korzystają z SharePoint, nie rezygnują z niego, lecz wykorzystują go jako warstwę dokumentową i element ekosystemu Microsoft 365. Dedykowany intranet działa natomiast jako inteligentna warstwa doświadczenia pracownika (Employee Experience Layer) nad ekosystemem Microsoft 365 i SharePoint.
Jak dokładnie funkcjonuje taki model?
- SharePoint pozostaje tu repozytorium dokumentów i treści.
- Dedykowany intranet pełni rolę centralnego punktu dostępu dla pracowników.
- Dedykowana warstwa prezentacyjna (frontend) agreguje dane z SharePoint, Microsoft 365, Teams, HRM, ERP i innych systemów.
- Użytkownik widzi jedno spójne środowisko.
Stawiając na takie rozwiązanie, możemy połączyć korzyści SharePoint oraz dedykowanego intranetu. Hybrydowy model pozwala bowiem na:
- zachowanie inwestycji w Microsoft 365,
- perfekcyjne dopasowanie UX,
- większą elastyczność rozwoju,
- możliwość budowania własnych funkcjonalności,
- brak konieczności migracji wszystkich danych.
Podsumowanie
Choć SharePoint i intranet dedykowany postrzegane są jako konkurencyjne rozwiązania, często są one po prostu systemami przeznaczonymi dla innych grup przedsiębiorstw. Dla firm poszukujących szybkiego i sprawdzonego środowiska komunikacyjnego SharePoint może być w pełni wystarczający. Natomiast organizacje, które chcą budować cyfrowe środowisko pracy ściśle dopasowane do swoich procesów i strategii, mogą osiągnąć więcej, decydując się na wdrożenie dedykowanego intranetu dla dużych firm lub na podejście hybrydowe łączące zalety obu rozwiązań.