Wynajem drukarki do biura eliminuje problem nagłych awarii, przenosząc odpowiedzialność za sprawność sprzętu na dostawcę usługi. Biuro Innowacje prowadzi dzierżawę urządzeń biurowych od 1995 roku, co pokazuje, jak trwały okazał się ten model. MŚP odkrywają, że dzierżawa urządzeń drukujących pozwala obniżyć koszty i uwolnić kapitał na rozwój.
Artykuł sponsorowany
Jakie problemy rozwiązuje rezygnacja z zakupu drukarki na własność?
Głównym wyzwaniem dla MŚP pozostaje nieprzewidywalność kosztów eksploatacyjnych. Zakup urządzenia otwiera dopiero ciąg wydatków – dochodzą tonery, części zamienne, przeglądy i naprawy. Wiele firm nie uwzględnia w budżecie kosztów bębnów światłoczułych czy fuserów, które potrafią zaskoczyć po kilkunastu tysiącach wydruków.
Model abonamentowy rozwiązuje ten problem – w jednej miesięcznej opłacie zawarte są: urządzenie, materiały eksploatacyjne, serwis oraz wsparcie w razie awarii. Przedsiębiorca zyskuje pełną przewidywalność budżetu i eliminuje ryzyko nieplanowanych przestojów.
Porównanie całkowitego kosztu posiadania w perspektywie 36 miesięcy zwykle wypada na korzyść dzierżawy. Decyduje nie cena samego urządzenia, lecz suma wydatków na tonery, bębny, developery, części i serwis.
Model abonamentowy umożliwia również wymianę sprzętu na nowszy bez dodatkowych nakładów. Dodatkowa korzyść to uproszczona księgowość – miesięczny abonament stanowi koszt uzyskania przychodu bez konieczności amortyzacji środka trwałego.
W przypadku jakich firm opłaca się wynająć drukarkę, zamiast jej kupować?
Im wyższy miesięczny wolumen wydruków i im częstsze przestoje, tym szybciej dzierżawa okazuje się bardziej opłacalna niż zakup.
Firmy w branżach wymagających intensywnego obiegu dokumentów – kancelarie prawne, biura rachunkowe, agencje reklamowe – szczególnie zyskują na tym modelu.
Typy organizacji, w przypadku których dzierżawa stanowi optymalne rozwiązanie:
- firmy o sezonowo zmiennym zapotrzebowaniu na druk;
- przedsiębiorstwa rozwijające się, potrzebujące elastyczności sprzętowej;
- organizacje bez własnego zaplecza technicznego;
- biura minimalizujące nakłady inwestycyjne;
- firmy wymagające urządzeń klasy enterprise bez jednorazowego wydatku.
W praktyce wynajem drukarki do biura w Biuro Innowacje wycenia się indywidualnie — na stawkę wpływają model urządzenia, deklarowany wolumen wydruków oraz długość umowy.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze oferty dzierżawy urządzenia drukującego?
Podstawę stanowi analiza zawartości miesięcznej opłaty. Nie wszystkie oferty obejmują ten sam zakres – niektóre doliczają koszty przesyłek tonerów, inne limitują liczbę interwencji serwisowych. Sprawdź, czy dostawca zapewnia urządzenie zastępcze na czas dłuższej naprawy.
Elementy kontraktu do weryfikacji:
- minimalny okres najmu i warunki wcześniejszego rozwiązania;
- limity wydruków wliczone w abonament i stawki za przekroczenia;
- czas reakcji serwisowej zapisany w umowie, w standardzie 8 godzin roboczych;
- możliwość wymiany urządzenia na wydajniejsze w trakcie kontraktu;
- zasady rozliczania wydruków kolorowych i monochromatycznych.
Profesjonalni dostawcy, jak Biuro Innowacje, oferują zdalne monitorowanie poziomu tonerów i automatyczną wysyłkę materiałów przed ich wyczerpaniem – eliminuje to przestoje i zapewnia ciągłość pracy biura. Warto też zapytać o aplikację pokazującą SLA oraz liczbę stron wykonanych na dzierżawionym sprzęcie.