Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania, przesyłania i odbierania dokumentów sprzedażowych w firmach. Obowiązek korzystania z KSeF jest wdrażany etapami, dlatego przedsiębiorcy, księgowi i działy finansowe powinni zwrócić uwagę nie tylko na terminy, ale też na kwestie techniczne: dostęp do systemu, uprawnienia, certyfikat KSeF oraz przygotowanie używanego oprogramowania.
Artykuł sponsorowany
Co to jest KSeF i do czego służy?
Najprościej wyjaśniając, co to KSeF, należy wskazać, że jest to centralny system teleinformatyczny przeznaczony do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie dokumentów w jednolitym formacie.
Faktura ustrukturyzowana różni się przy tym od zwykłego pliku PDF wysłanego e-mailem. Jej podstawą jest określona struktura danych, którą można automatycznie odczytać i przetwarzać w systemach księgowych. Dokument przesłany do KSeF przechodzi weryfikację, a po jego przyjęciu zostaje mu nadany indywidualny numer KSeF.
Dla przedsiębiorstwa oznacza to zmianę całego obiegu dokumentów. E-faktury nie są już tylko cyfrowymi odpowiednikami papierowych dokumentów, lecz stają się elementem uporządkowanego procesu wymiany danych pomiędzy firmami, administracją oraz księgowością.
Kogo obejmuje obowiązek KSeF i od kiedy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest wdrażany etapami. Od 1 lutego 2026 roku objął podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek został rozszerzony na kolejnych przedsiębiorców.
Dla najmniejszych podmiotów przewidziano okres przejściowy. Do końca 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie obejmuje przedsiębiorców, których łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza w danym miesiącu 10 tys. zł brutto. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek ma objąć również tę grupę.
Warto przy tym rozróżnić obowiązek wystawiania i odbierania dokumentów. Firma może otrzymywać faktury za pośrednictwem KSeF jeszcze zanim sama zostanie objęta obowiązkiem ich wystawiania. Dlatego przygotowanie dostępu do systemu i odpowiedniego obiegu dokumentów może być potrzebne wcześniej, niż wynikałoby to wyłącznie z terminu dotyczącego sprzedaży.
Jak działa faktura ustrukturyzowana w KSeF?
Proces rozpoczyna się zazwyczaj w programie księgowym lub systemie wykorzystywanym do fakturowania. Dokument jest przygotowywany w wymaganej strukturze, a następnie przesyłany do KSeF.
System sprawdza poprawność techniczną danych. Jeżeli dokument zostanie przyjęty, otrzymuje numer KSeF i staje się dostępny dla odbiorcy. Oznacza to, że kluczowym elementem nie jest wygląd faktury na ekranie czy wydruku, lecz zestaw danych przekazywanych w wymaganym formacie.
Dobrze przygotowany program do faktur musi więc nie tylko umożliwiać utworzenie dokumentu, ale także komunikować się z KSeF, przekazywać faktury, pobierać informacje o ich statusie oraz umożliwiać sprawne odbieranie dokumentów zakupowych.
W dużych organizacjach znaczenie ma dodatkowo integracja KSeF z systemem księgowym, ERP i istniejącym obiegiem dokumentów. Im więcej faktur przetwarza firma, tym większe znaczenie ma automatyzacja tego procesu.
Logowanie do KSeF i nadawanie uprawnień
Dostęp do systemu wymaga odpowiedniego uwierzytelnienia. Logowanie do KSeF ma szczególne znaczenie w firmach, w których dokumentami zajmuje się więcej niż jedna osoba.
Z KSeF może korzystać bezpośrednio podatnik, ale możliwe jest również nadawanie uprawnień innym osobom lub podmiotom. W praktyce dostęp może być potrzebny księgowym, pracownikom działu finansowego, osobom odpowiedzialnym za sprzedaż albo zewnętrznemu biuru rachunkowemu.
W większej organizacji warto wcześniej ustalić, kto powinien mieć dostęp do poszczególnych operacji w KSeF. Nie każda osoba musi dysponować pełnymi uprawnieniami. Odpowiednie rozdzielenie ról ułatwia kontrolę nad dokumentami i ogranicza ryzyko nieuprawnionych działań.
Samo wdrożenie KSeF nie powinno więc kończyć się na podłączeniu programu. Konieczne jest również uporządkowanie wewnętrznych procedur dotyczących dostępu oraz odpowiedzialności za wystawianie, odbieranie i weryfikowanie faktur.
Certyfikat KSeF – do czego służy?
Jednym z elementów wykorzystywanych podczas pracy z systemem jest certyfikat KSeF. Służy on do uwierzytelniania i może być używany m.in. w określonych trybach szczególnych, gdy standardowe połączenie z systemem nie jest dostępne.
Certyfikat może zostać uzyskany po wcześniejszym uwierzytelnieniu w KSeF. Może dotyczyć podatnika albo osoby lub podmiotu posiadającego odpowiednie uprawnienia. Jego ważność jest ograniczona, dlatego nie należy traktować uzyskania certyfikatu jako jednorazowej czynności na cały okres działalności firmy.
Ma to szczególne znaczenie w większych przedsiębiorstwach. Warto określić, kto odpowiada za generowanie, bezpieczne przechowywanie i odnawianie certyfikatów, a także w jakich sytuacjach mogą być wykorzystywane.
Certyfikat jest również istotny z punktu widzenia ciągłości działania. W przypadku korzystania z określonych trybów offline pozwala przygotować dokument zgodnie z wymaganiami KSeF, a następnie przekazać go do systemu w odpowiednim terminie.
Program do faktur, a KSeF – na co zwrócić uwagę?
Wprowadzenie obowiązkowego systemu powoduje, że wykorzystywane oprogramowanie musi być dostosowane do nowych realiów. Program do faktur musi obsługiwać komunikację z KSeF i możliwie maksymalnie automatyzować codzienną pracę z dokumentami.
Znaczenie ma m.in. możliwość wysyłania faktur do systemu, pobierania dokumentów zakupowych, kontrolowania statusów oraz powiązania danych z księgowością. W większych przedsiębiorstwach istotne są również mechanizmy pozwalające zarządzać użytkownikami i ich uprawnieniami.
Kluczowa jest także możliwość pracy przez Internet. Rozwiązania pozwalające wystawiać faktury online mogą ułatwiać dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca pracy oraz ograniczać liczbę czynności wykonywanych ręcznie. fillup umożliwia obsługę fakturowania w środowisku online, co może stanowić element cyfrowego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie.
Przed wdrożeniem warto jednak przeanalizować cały proces, a nie tylko samo wystawianie faktury. Znaczenie mają również odbiór dokumentów, ich przekazywanie do księgowości, archiwizacja oraz obsługa sytuacji wyjątkowych.
Jak KSeF zmienia pracę księgowych i działów finansowych?
KSeF ogranicza tradycyjny model przekazywania faktur, w którym dokument trzeba było wysłać e-mailem, dostarczyć księgowej lub ręcznie wprowadzić do kolejnego systemu. Dane znajdują się w uporządkowanej strukturze, dzięki czemu część operacji można zautomatyzować.
Nie oznacza to jednak, że system eliminuje pracę księgowych. Zmienia przede wszystkim sposób organizacji obiegu dokumentów i zwiększa znaczenie kontroli procesów. Konieczne pozostaje prawidłowe zakwalifikowanie dokumentu, jego sprawdzenie oraz odpowiednie ujęcie w rozliczeniach.
Współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym również wymaga przygotowania. Należy ustalić zakres uprawnień, sposób obsługi faktur oraz odpowiedzialność za poszczególne czynności. W dużych firmach wdrożenie KSeF może wymagać współpracy księgowości, działu finansowego, IT, sprzedaży oraz osób odpowiedzialnych za procedury wewnętrzne.
Co zrobić w przypadku awarii lub braku dostępu do KSeF?
Obowiązkowy system fakturowania musi uwzględniać sytuacje, w których nie można skorzystać ze standardowej ścieżki wysyłki. Dlatego też przepisy przewidują tryby umożliwiające wystawienie dokumentu przy czasowym braku dostępu do KSeF. Jednym z nich jest tryb offline24.
Oprócz niego przewidziano rozwiązania stosowane podczas niedostępności lub awarii systemu. W takich sytuacjach ważne są właściwe oznaczenie dokumentu, wykorzystanie odpowiednich mechanizmów uwierzytelniających oraz późniejsze przekazanie faktury do KSeF w wymaganym terminie. Procedura awaryjna powinna być przygotowana jeszcze przed wystąpieniem problemu.
Jak przygotować firmę do pracy z KSeF?
Przygotowania należy rozpocząć od sprawdzenia, od kiedy konkretny podmiot jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur w systemie. Następnym krokiem powinna być analiza wykorzystywanego oprogramowania oraz upewnienie się, że obsługuje ono aktualne wymagania KSeF.
Konieczne jest także uporządkowanie uprawnień. Należy ustalić, kto wystawia faktury, kto je odbiera, kto kontroluje dokumenty i w jaki sposób do danych uzyskuje dostęp księgowość. Warto również zadbać o procedury dotyczące certyfikatów KSeF.
Przed rozpoczęciem obowiązkowej pracy dobrze jest przetestować cały obieg: od wystawienia dokumentu, przez jego wysłanie i odebranie, aż po przekazanie danych do księgowości. Pozwala to wykryć problemy, zanim zaczną wpływać na bieżącą sprzedaż.
Ostatnim elementem jest przygotowanie pracowników. Nawet dobrze skonfigurowany system nie zastąpi znajomości procedur dotyczących uprawnień, awarii czy błędnie wystawionych dokumentów.
KSeF jako nowy standard obiegu faktur
KSeF nie jest wyłącznie nowym sposobem wysyłania faktury do kontrahenta. To zmiana całego modelu obiegu dokumentów, która wpływa na przedsiębiorców, księgowych i działy finansowe. Odpowiednie przygotowanie oprogramowania, uprawnień, certyfikatów oraz procedur pozwala ograniczyć problemy po objęciu firmy obowiązkiem i wykorzystać cyfrowy obieg faktur do usprawnienia codziennej pracy.