Zapowiedzi o automatyzacji procesów często budzą wśród pracowników tę samą reakcję: obawy przed zmianą i ciche pytanie „czy zastąpią mnie technologią?”. Tymczasem dobrze poprowadzone wdrożenie może wywołać zupełnie inny efekt – odciążyć zespół przy wykonywaniu nużących zadań, które może wykonywać system. Sprawdź, jak przeprowadzić cyfrową transformację bez narażania się na protesty i opór.
Artykuł sponsorowany
Dlaczego pracownicy boją się automatyzacji procesów w firmie?
Najczęstszy lęk pracowników związany z automatyzacją procesów to obawa o utratę pracy. Jednak przyczyn oporu wobec zmian jest więcej.
Typowe powody, dla których ludzie sabotują wdrożenie nowych technologii – świadomie albo nie – to:
- strach przed byciem „zbędnym” po automatyzacji żmudnych zadań;
- niepewność, czy poradzą sobie z nowym narzędziem;
- przekonanie, że dotychczasowy sposób pracy „przecież działał”;
- zmęczenie poprzednimi, nieudanymi wdrożeniami systemów IT;
- brak zrozumienia, po co jest wprowadzana zmiana.
Tomasz Kuciel, Dyrektor ds. e-Fakturowania i Cyfrowej Zgodności w Grupie EDITEL, mówi: „Większość z nich da się „rozbroić” jeszcze przed startem projektu. Jednak stanie się tak pod warunkiem, że zarząd zaplanuje wdrożenie zarówno od strony technologicznej, jak i komunikacyjnej.”
Od czego zacząć automatyzację, aby nie spotkać się z oporem wśród zespołu?
Pierwszym krokiem przy wprowadzaniu rozwiązań automatyzujących zawsze powinna być rozmowa z pracownikami. Zanim pojawi się jakikolwiek nowy system, warto zapytać ludzi, które zadania pochłaniają najwięcej czasu i powodują największą frustrację.
Taka kolejność działań pomaga wprowadzić nowe rozwiązania, bo:
- pracownik czuje, że automatyzacja powstaje dla niego, a nie przeciw niemu;
- łatwiej zidentyfikować „wąskie gardła”, które utrudniają pracę zespołu i generują niepotrzebne koszty na co dzień;
- kreujesz wewnętrznych ambasadorów zmiany – osoby, które same wskazały problem, chętniej testują rozwiązanie.
Ta zasada sprawdza się przy wprowadzaniu wszelkich nowych rozwiązań cyfrowych i jest zalecana również przez ekspertów w zakresie wdrażania elektronicznej wymiany danych czy e-Fakturowania, np. EDITEL.
Jak rozłożyć wdrożenie automatyzacji na etapy, żeby zespół nadążył za zmianami?
Wdrożenie automatyzacji warto podzielić na krótkie, czytelne i dobrze zakomunikowane kroki, a każdy zamknąć namacalnym efektem. Zmiana wprowadzana stopniowo jest łatwiejsza do przeprowadzania niż nagła rewolucja.
Warto zatem zaplanować czas na:
- analizę i mapowanie procesów;
- wybór jednego procesu, który zostanie wdrożony pilotażowo i da szybką, widoczną korzyść, np. e-fakturowanie;
- okres przejściowy, w którym zespół będzie szkolić się z nowego systemu, a jednocześnie będzie mieć możliwość korzystania ze starych rozwiązań;
- jasno wytyczony moment pełnego przejścia na nowy system, w połączeniu ze wsparciem powdrożeniowym, aby każdy pracownik mógł liczyć na szybką pomoc w pierwszych tygodniach pracy w „trybie zautomatyzowanym”.
Takie podejście zwiększy pozytywne nastawienie do automatyzacji i sprawi, że później będzie można łatwiej skalować cyfryzację i poddawać jej kolejne obszary działalności firmy.
Jak pokazać pracownikom, że automatyzacja nie zabierze im pracy?
Aby udowodnić, że automatyzacja będzie wsparciem dla pracowników, a nie preludium do zwolnień grupowych, warto pokazać konkretne liczby i sytuacje. Informacja, że np. dział księgowy odzyska sześć godzin tygodniowo, które do tej pory były przeznaczone na ręczne wpisywanie danych z faktur, to namacalna korzyść.
Warto też od początku komunikować, że narzędzia takie jak e-fakturowanie nie zastępują ludzi, tylko odciążają ich od wykonywania czynności, które są żmudne, powtarzalne i sprawiają, że zespół marnuje potencjał.
Dobry partner przy cyfryzacji firmy – jak go wybrać, aby wspomóc bezproblemowe wprowadzenie zmiany?
Dobry partner przy wprowadzaniu rozwiązań takich jak e-fakturowanie czy EDI, zapewnia wsparcie od audytu przedwdrożeniowego po szkolenia i nieustanne wsparcie techniczne oraz merytoryczne 24/7. Te kryteria spełnia EDITEL – ekspert w zakresie transformacji cyfrowej w firmach z ponad 40-letnim doświadczeniem w branży.
Firma – działająca na ponad 20 rynkach międzynarodowych – zapewnia również maksymalne usprawnienie procesu integracji wymiany danych – m.in. dlatego, że obsługuje zarówno e-fakturowanie, jak i KSeF, Peppol czy EDI. Warto zatem nawiązać kontakt z doradcami EDITEL i uzyskać więcej informacji. Konsultacja pomoże stworzyć plan automatyzacji, który zostanie pozytywnie przyjęty w zespole.