Nowa inwestycja trafia do sprzedaży. W ofercie znajduje się 50 mieszkań, a za kontakt z klientami odpowiada trzech handlowców. Zapytania przychodzą z portali nieruchomości, formularza na stronie, kampanii reklamowych, telefonu i poleceń. Każdy kanał działa, ale razem tworzą problem: trudno ustalić, kto już rozmawiał z klientem, którym lokalem był zainteresowany i kiedy należy ponownie się z nim skontaktować.
Nawet niewielkie opóźnienie w odpowiedzi może oznaczać utratę zainteresowanego klienta. Podobnie działa podwójny kontakt ze strony dwóch handlowców albo brak telefonu po prezentacji mieszkania. Dlatego biuro sprzedaży potrzebuje jednego miejsca, w którym widać źródło leada, historię rozmów, przypisanego opiekuna i zaplanowany kolejny krok. Takim miejscem jest CRM dla deweloperów.
Artykuł sponsorowany
Dlaczego biura sprzedaży gubią leady
Największym wyzwaniem nie jest sama liczba zapytań, lecz ich rozproszenie. Formularz przesyła dane na wspólną skrzynkę, portal wysyła osobne powiadomienia, telefony trafiają bezpośrednio do handlowców, a część kontaktów pozostaje w prywatnych notatkach. Manager widzi sprzedaż dopiero wtedy, gdy pojawia się rezerwacja lub podpisana umowa.
Wcześniejsze etapy są słabo widoczne. Nie wiadomo, ile osób czeka na odpowiedź, ilu klientów odbyło prezentację ani które oferty wymagają follow-upu. Trudno też ocenić, czy leady z konkretnego źródła rzeczywiście prowadzą do spotkań i umów.
Przy 50 mieszkaniach takie braki szybko się kumulują. CRM dla firm deweloperskich tworzy wspólne źródło informacji. Każdy lead otrzymuje opiekuna, etap, źródło pozyskania i kolejne działanie.
Czego CRM potrzebuje, żeby działać w sprzedaży nieruchomości
CRM nieruchomości nie powinien być wyłącznie bazą nazwisk i numerów telefonów. Musi odzwierciedlać drogę klienta od pierwszego zapytania do zakupu.
Podstawowy lejek może obejmować etapy:
- nowy lead,
- kwalifikacja potrzeb,
- prezentacja inwestycji,
- przygotowanie oferty,
- negocjacje,
- rezerwacja,
- umowa deweloperska,
- akt notarialny.
Do szansy sprzedaży warto przypisać lokal lub grupę lokali, budżet klienta, oczekiwany metraż, liczbę pokoi, preferowane piętro, źródło kontaktu i termin kolejnego działania. Nie wszystkie pola muszą być obowiązkowe. System powinien ułatwiać rozmowę, a nie zmieniać ją w długi formularz.
Wdrożenie CRM w firmie deweloperskiej powinno zacząć się od ustalenia procesu i odpowiedzialności. Handlowiec potrzebuje danych swoich klientów, a dyrektor sprzedaży widoku lejka i wyników zespołu.
Firmao w praktyce: od pierwszego kontaktu do aktu notarialnego
Firmao jest modułowym systemem CRM. Nie jest dedykowanym programem deweloperskim, ale można skonfigurować go optymalnie pod proces sprzedaży nieruchomości.
Klient wysyła formularz dotyczący mieszkania trzypokojowego. Kontakt trafia do CRM, otrzymuje oznaczenie źródła i zostaje przypisany handlowcowi. Sprzedawca widzi preferencje klienta oraz termin odpowiedzi. Po rozmowie zmienia etap i umawia prezentację.
Po spotkaniu zapisuje ustalenia, wskazuje rozważane lokale i ustawia zadanie dotyczące wysłania oferty. Jeżeli klient nie podejmie decyzji od razu, system przypomina o ponownym kontakcie. Po rezerwacji sprawa przechodzi przez kolejne etapy aż do zawarcia umowy i aktu notarialnego.
Firmao umożliwia tworzenie własnych etapów, statusów, typów i kategorii. Formularz na stronie można połączyć z systemem przez API, a zapytania z formularzy, callbacku lub live chatu mogą trafiać bezpośrednio do CRM i być przypisywane pracownikom. Tak skonfigurowany CRM dewelopera odzwierciedla rzeczywisty proces biura sprzedaży.
Jak rozdzielać setki leadów między handlowców
Samo zebranie kontaktów nie wystarczy. Potrzebna jest jasna reguła przydziału, na przykład kolejno, według inwestycji albo rodzaju mieszkania.
Najważniejsze, aby każdy nowy kontakt szybko otrzymał opiekuna i termin pierwszej reakcji. Dyrektor sprzedaży powinien widzieć nie tylko liczbę przypisanych leadów, lecz także sprawy bez zaplanowanego następnego kroku.
W praktyce warto przyjąć trzy zasady:
- każdy nowy lead jest rejestrowany w CRM,
- każda aktywna szansa ma właściciela,
- po każdym kontakcie powstaje kolejne zadanie albo sprawa zostaje zamknięta.
Taki standard odróżnia lead obsługiwany od kontaktu, który tylko znajduje się w bazie.
Raporty, które pokazują jakość procesu
Manager biura sprzedaży powinien wiedzieć, skąd pochodzą wartościowe kontakty i na jakich etapach proces zwalnia. Sam raport podpisanych umów pokazuje wynik, ale nie wyjaśnia, co wydarzyło się wcześniej.
CRM do sprzedaży nieruchomości może pomóc analizować liczbę leadów z poszczególnych kanałów, czas pierwszej reakcji, liczbę prezentacji, przejścia do oferty i rezerwacji, aktywne szanse bez zadania oraz wyniki handlowców.
Dużo kontaktów i mało prezentacji może oznaczać słabą jakość leadów lub zbyt wolną reakcję. Wiele prezentacji bez rezerwacji kieruje uwagę na ofertę, cenę albo sposób prowadzenia spotkania.
Integracje wspierające sprzedaż nieruchomości
Największą wartość daje system, do którego dane trafiają bez ręcznego przepisywania. Dla dewelopera szczególnie przydatne są połączenia z formularzem internetowym, pocztą, telefonią i narzędziami do automatyzacji.
Firmao udostępnia API oraz integracje z formularzami, pocztą i narzędziami komunikacyjnymi. System obsługuje także zadania, przypomnienia, szanse sprzedaży i raporty. Plan Standard zaczyna się obecnie od 69 zł netto za użytkownika miesięcznie przy abonamencie rocznym, a system można testować bezpłatnie przez 14 dni.
Dla biura zatrudniającego trzech handlowców oznacza to możliwość rozpoczęcia od podstawowego procesu bez budowania rozbudowanego rozwiązania branżowego od pierwszego dnia.
Kontrola zaczyna się przed podpisaniem umowy
Sprzedaż 50 mieszkań zaczyna się w chwili, gdy pierwszy lead trafia z portalu, formularza lub telefonu. Jeśli biuro potrafi szybko przypisać kontakt, zaplanować kolejne działanie i zachować pełną historię, zainteresowanie nie znika między kanałami.
CRM dla deweloperów daje managerowi widoczność procesu, a handlowcom jasną listę priorytetów. Firmao może pełnić tę funkcję jako elastyczny system skonfigurowany pod etapy sprzedaży konkretnej inwestycji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy CRM dla deweloperów musi być systemem branżowym?
Jeżeli firma potrzebuje obsługi leadów, lejka, zadań, historii kontaktu i raportów, może wykorzystać modułowy CRM skonfigurowany pod własny proces. System branżowy będzie potrzebny wtedy, gdy konieczne są wyspecjalizowane funkcje, których nie da się uzyskać przez konfigurację lub integracje.
Czy CRM dla biura nieruchomości sprawdzi się także u dewelopera?
Część potrzeb jest podobna, zwłaszcza w zakresie obsługi zapytań, spotkań i follow-upów. Proces dewelopera może jednak obejmować inne etapy, dokumenty i zasady rezerwacji, dlatego konfiguracja powinna odpowiadać konkretnej inwestycji.
Od czego zacząć wdrożenie CRM w firmie deweloperskiej?
Od jednego lejka, źródeł leadów i zasad przydziału do handlowców. Następnie należy określić obowiązkowe dane, terminy reakcji i raporty potrzebne dyrektorowi sprzedaży.
Ile kosztuje CRM dla deweloperów?
Cena zależy od liczby użytkowników, planu i integracji. Dodatkowe koszty mogą dotyczyć migracji danych lub niestandardowych połączeń.