Kierownik kancelarii tajnej – kod zawodu ZUS, PKD, obowiązki

Kod zawodu ZUS dla kierownika kancelarii tajnej to 334102. Pasującym kodem PKD jest 96.09.Z – pozostała działalność usługowa, gdzie indziej niesklasyfikowana. Klasyfikacje te stosuje się w kontekście pracy z dokumentami niejawnymi o klauzulach „poufne”, „tajne” i „ściśle tajne”.

Czym zajmuje się kierownik kancelarii tajnej?

Kierownik kancelarii tajnej planuje, organizuje i kieruje pracą kancelarii tajnej – wyodrębnionej komórki odpowiedzialnej za przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentów niejawnych.

Kancelaria tajna powstaje obligatoryjnie w jednostkach przetwarzających informacje o klauzulach „tajne” lub „ściśle tajne”, zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych z 5 sierpnia 2010 r. Podlega pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych i stanowi barierę przed nieuprawnionym dostępem do wrażliwych materiałów.

Rola ta obejmuje bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów, zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego i zgodności z przepisami. Kierownik przetwarza materiały o klauzulach „poufne”, „tajne” i „ściśle tajne” oraz nadzoruje ich ewidencję i kontrole.

Obowiązki kierownika kancelarii tajnej

Obowiązki kierownika są ściśle regulowane rozporządzeniami, m.in. rozporządzeniem Rady Ministrów z 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych. Oto kluczowe zadania:

• planowanie i koordynacja pracy kancelarii – nadzór nad obiegiem materiałów, organizacja zadań i współpraca z oddziałami;
• wydawanie materiałów wyłącznie osobom uprawnionym – egzekwowanie zwrotów i zapewnienie właściwych warunków przechowywania;
• kontrola oznaczania, rejestrowania i ochrony informacji – okresowe przeglądy ewidencji, obiegu dokumentów, klauzul tajności i przechowywania poza kancelarią;
• prowadzenie składnicy akt – przejmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i niearchiwalnych; brakowanie dokumentacji kategorii B, BE i BC;
• obsługa poczty specjalnej i dokumentów szczególnej kategorii – w tym przechowywanie oświadczeń o stanie majątkowym;
• rejestrowanie materiałów niejawnych – prowadzenie dzienników i urządzeń ewidencyjnych dla klauzul „poufne”, „tajne”, „ściśle tajne” oraz „zastrzeżone”;
• przegląd klauzul tajności – wnioskowanie o zniesienie lub zmianę klauzuli po weryfikacji celowości jej utrzymywania;
• obsługa systemów teleinformatycznych – eksploatacja systemów przetwarzających informacje niejawne oraz rejestrowanie i wydawanie urządzeń ewidencyjnych;
• szkolenia z ochrony informacji niejawnych – przygotowywanie i prowadzenie instruktaży dla osób obsługujących ewidencję dokumentów „zastrzeżone”;
• niszczenie dokumentów i kontrola zabezpieczeń – udział w brakowaniu kategorii Bc oraz codzienne sprawdzanie zamknięcia pomieszczeń i szaf;
• realizacja poleceń pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych – bieżąca współpraca i raportowanie;
• przestrzeganie zasad etyki, tajemnicy służbowej i BHP – dbałość o ergonomię pracy, ochronę przeciwpożarową i środowiska.

Kierownik prowadzi kontrole postępowania z materiałami przez pracowników jednostki i niezwłocznie informuje o zagrożeniach utraty lub ujawnienia informacji.

Wymagania i kwalifikacje

Do pełnienia funkcji niezbędne jest poświadczenie bezpieczeństwa umożliwiające dostęp do informacji niejawnych. Wymagana jest także wiedza z zakresu ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz aktów wykonawczych, umiejętność organizacji pracy, nadzoru i kontroli, a także obsługi specjalistycznych systemów teleinformatycznych.

Szkolenia dla kierowników omawiają obieg dokumentów, środki bezpieczeństwa fizycznego i wzory ewidencji, przygotowując do praktycznych zadań. Kluczowe cechy to odpowiedzialność, dyskrecja i dokładność, gdyż błędy mogą prowadzić do naruszeń bezpieczeństwa państwa lub firmy.

Ścieżka kariery i rozwój zawodowy

Ścieżka kariery często rozpoczyna się od stanowiska w pionie ochrony lub w kancelarii tajnej/punkcie ewidencyjnym. Awans na kierownika następuje po uzyskaniu poświadczenia bezpieczeństwa i ukończeniu specjalistycznych szkoleń. Doświadczenie w administracji publicznej, służbach mundurowych lub firmach z sektora obronnego przyspiesza rozwój.

Rozwój obejmuje udział w szkoleniach z ochrony informacji niejawnych, wdrażanie wniosków z kontroli zewnętrznych i doskonalenie procedur. Możliwy jest awans na pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych lub do struktur nadzorczych, np. w ABW.

Gdzie pracować jako kierownik kancelarii tajnej?

Stanowisko występuje w jednostkach obligatoryjnie tworzących kancelarię tajną, tj. tam, gdzie przetwarza się informacje „tajne” lub „ściśle tajne”. Przykładowe miejsca zatrudnienia to:

• administracja publiczna: ministerstwa (np. MSW, Cyfryzacji), urzędy centralne,
• służby specjalne i mundurowe: ABW, policja, wojsko,
• przedsiębiorstwa z obronnością: firmy z branży zbrojeniowej, bezpieczeństwa przemysłowego lub teleinformatyki obsługującej dane niejawne,
• jednostki sektora finansowego, energetycznego lub telekomunikacyjnego z dostępem do informacji krytycznych dla bezpieczeństwa państwa.

Kancelaria musi mieć wydzielone pomieszczenia z systemami bezpieczeństwa fizycznego (np. bez monitoringu wizyjnego w czytelni) i być obsługiwana przez pion ochrony.

Zawód ten łączy administrację z elementami bezpieczeństwa narodowego, wymagając najwyższej odpowiedzialności w dobie rosnącego znaczenia cyberochrony i regulacji unijnych.