Kod zawodu ZUS: 121901. Pasujące kody PKD to m.in. 84.23.Z (wymiar sprawiedliwości), choć stanowisko występuje szeroko w administracji publicznej i sektorze prywatnym, gdzie kody PKD zależą od branży firmy (np. usługi administracyjne, edukacja, opieka zdrowotna).
Kierownik działu administracyjno-gospodarczego odpowiada za sprawne funkcjonowanie administracji i gospodarki w firmie lub instytucji, nadzorując pracę biura, zaopatrzenie, budżet oraz podległy personel. To stanowisko łączy zarządzanie zasobami ludzkimi, materialnymi i finansowymi, optymalizując procesy pozabiznesowe i dbając o zgodność z przepisami.
Czym się zajmuje kierownik działu administracyjno-gospodarczego?
Kierownik organizuje codzienne operacje administracyjne i gospodarcze, zapewniając efektywność zaplecza firmy oraz ciągłość działań operacyjnych. Nadzoruje podległych pracowników biurowych, kontroluje zaopatrzenie w materiały i sprzęt, a także optymalizuje koszty zarządzania majątkiem, w tym procesy inwestycyjne i transport. Pełni rolę łącznika między kierownictwem a zespołem, dbając o przestrzeganie procedur i standardów wewnętrznych.
W praktyce zarządza obszarami niezwiązanymi z kluczową działalnością firmy, takimi jak utrzymanie infrastruktury, współpraca z dostawcami czy bezpieczeństwo pracy. Stanowisko jest kluczowe w przedsiębiorstwach usługowych, instytucjach publicznych i dużych organizacjach, gdzie administracja stanowi fundament stabilności operacyjnej.
Obowiązki i zadania zawodowe
Zakres obowiązków jest szeroki i dostosowany do skali firmy, ale stałe elementy obejmują zarządzanie zespołem, zasobami i procesami. Poniżej kluczowe zadania:
- organizacja pracy biura – tworzenie procedur i nadzór nad ich przestrzeganiem, np. w zamawianiu i wydawaniu materiałów biurowych (papier, tonery);
- zaopatrzenie i wyposażenie – nadzorowanie zakupów artykułów biurowych, urządzeń i wyposażenia;
- budżet i koszty – kontrolowanie kosztów administracyjnych, realizacja budżetu działu oraz udział w jego opracowywaniu;
- sprawy gospodarcze – nadzór nad inwestycjami, transportem, magazynem, remontami oraz współpracą z dostawcami (firmy budowlane, serwisowe, kurierskie);
- umowy i zakupy – kontrola realizacji umów administracyjno-gospodarczych oraz planowanie zakupów z uwzględnieniem prawa zamówień publicznych;
- zarządzanie personelem – nadzór, motywowanie, rozliczanie pracy, szkolenia i rozwój podległych pracowników (administracja, sekretariat);
- bezpieczeństwo i zgodność – zapewnienie bezpiecznego środowiska pracy (BHP, ppoż., ochrona środowiska) oraz prowadzenie szkoleń;
- procesy i majątek – optymalizacja procesów administracyjnych, ewidencja mienia, rozliczanie kosztów eksploatacyjnych i gospodarowanie środkami rzeczowymi (np. kasacja majątku);
- wizerunek i współpraca zewnętrzna – budowanie wizerunku firmy poprzez koordynację zewnętrznych usług.
W mniejszych firmach zadania mogą obejmować też bezpośrednią obsługę korespondencji, urlopów czy grafik dyżurów.
Wymagania i kwalifikacje
Na tym stanowisku kluczowe są samodzielność, inicjatywa oraz umiejętność skutecznego rozwiązywania problemów administracyjnych. Kluczowe kompetencje to:
- wykształcenie – wyższe (preferowane administracja, zarządzanie, ekonomia lub pokrewne);
- doświadczenie – w zarządzaniu zespołem i procesami administracyjnymi (min. 3–5 lat);
- prawo i przepisy – znajomość BHP, ppoż., prawa zamówień publicznych oraz standardów wewnętrznych;
- kompetencje menedżerskie – planowanie budżetu, negocjacje z dostawcami, optymalizacja kosztów;
- kompetencje miękkie – motywowanie zespołu, komunikacja, doskonalenie własnych umiejętności.
W sektorze publicznym często wymagane są dodatkowe certyfikaty z zakresu zamówień publicznych czy BHP.
Ścieżka kariery i rozwój zawodowy
Karierę zazwyczaj zaczyna się od pozycji asystenta administracyjnego, pracownika biurowego lub specjalisty ds. zaopatrzenia. Awans na kierownika następuje po zdobyciu doświadczenia w nadzorze zespołu i procesach gospodarczych – często po 5–10 latach pracy.
Rozwój obejmuje:
- szkolenia – z zarządzania zasobami ludzkimi, BHP i finansów;
- certyfikaty – m.in. audytor wewnętrzny, menedżer administracji;
- kierunki awansu – dyrektor administracji, menedżer ds. infrastruktury lub stanowiska w zarządzie.
Doskonalenie kompetencji jest stałym elementem pracy, np. poprzez kursy online lub studia podyplomowe.
Gdzie można pracować – branże i firmy
Stanowisko występuje w firmach usługowych, instytucjach publicznych i korporacjach, gdzie administracja jest oddzielnym działem. Przykłady:
| Branża/sektor | Przykładowe firmy/instytucje | Charakterystyka |
|---|---|---|
| Administracja publiczna | Urzędy, sądy (PKD 84.23.Z), szkoły, uniwersytety | Nadzór nad inwestycjami, BHP, zamówieniami publicznymi. |
| Opieka zdrowotna i socjalna | Szpitale, domy pomocy społecznej (DPS) | Zakupy medyczne, remonty, magazyn. |
| Edukacja | Szkoły, politechniki | Utrzymanie obiektów, ewidencja mienia. |
| Usługi i biznes | Firmy consultingowe, korporacje | Optymalizacja kosztów, flota transportowa. |
| Produkcja i handel | Magazyny, centra logistyczne | Transport, zaopatrzenie, współpraca z dostawcami. |
W dużych organizacjach dział jest autonomiczny, w małych – zadania integrują się z innymi rolami.
Zarobki i perspektywy
Średnie zarobki wahają się od 6–12 tys. zł brutto miesięcznie, w zależności od regionu, doświadczenia i sektora (wyższe w korporacjach i Warszawie).
Perspektywy są stabilne dzięki powszechności roli w administracji i stałemu zapotrzebowaniu na efektywne wsparcie operacyjne.
Zobacz też:
Kaletnik, Kamieniarz, Kapelusznik-czapnik, Kapitan portu morskiego, Kapitan statku morskiego, Kapitan żeglugi przybrzeżnej, Kapitan żeglugi śródlądowej, Karmelarz, Kartograf, Kasjer bankowy, Kasjer biletowy, Kasjer handlowy, Kasjer w zakładzie pracy, Kasjer walutowy, Kaskader filmowy, Kaskader filmowy – koordynator, Kelner, Kierowca autobusu, Kierowca autocysterny, Kierowca ciągnika rolniczego, Kierowca ciągnika siodłowego, Kierowca drezyny i wózka motorowego, Kierowca lokomotywy spalinowej, Kierowca mechanik, Kierowca operator wózków jezdniowych (widłowych), Kierowca pojazdu uprzywilejowanego, Kierowca samochodu ciężarowego, Kierowca samochodu dostawczego, Kierowca samochodu osobowego, Kierowca trolejbusu, Kierownik / właściciel stacji paliw, Kierownik / właściciel szkoły jazdy, Kierownik / właściciel zakładu usługowego, Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych, Kierownik agencji doradztwa finansowego, Kierownik agencji filmowej / telewizyjnej, Kierownik agencji ochrony mienia i osób, Kierownik agencji reklamowej, Kierownik agencji ubezpieczeniowej, Kierownik apteki, Kierownik archiwum, Kierownik biblioteki, Kierownik biura, Kierownik biura podroży, Kierownik biura rachunkowego, Kierownik biura tłumaczeń, Kierownik budowy, Kierownik centrum handlowego, Kierownik centrum konferencyjnego, Kierownik centrum obsługi telefonicznej (kierownik call center), Kierownik centrum rozrywki dla dzieci, Kierownik do spraw handlu zagranicznego, Kierownik do spraw kateringu, Kierownik do spraw kontroli jakości, Kierownik do spraw marketingu, Kierownik do spraw marketingu internetowego, Kierownik do spraw marketingu sieciowego (wielopoziomowego), Kierownik do spraw optymalizacji zasobów, Kierownik do spraw rozwoju produktu, Kierownik do spraw sprzedaży, Kierownik do spraw strategii i planowania, Kierownik do spraw transportu rurociągowego, Kierownik do spraw windykacji, Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową, Kierownik domu aukcyjnego, Kierownik domu kultury, Kierownik domu pomocy społecznej, Kierownik domu spokojnej starości, Kierownik działu badawczo-rozwojowego, Kierownik działu finansowego, Kierownik działu informatyki, Kierownik działu kadr i płac, Kierownik działu logistyki, Kierownik działu operacji finansowych, Kierownik działu reklamy / promocji / public relations, Kierownik działu ruchu zakładu górniczego lub zakładu, Kierownik działu szkoleń, Kierownik działu transportu, Kierownik działu w handlu detalicznym, Kierownik działu w handlu hurtowym, Kierownik działu w hotelu, Kierownik działu w instytucjach pomocy społecznej, Kierownik działu w lokalu gastronomicznym, Kierownik działu w przedsiębiorstwie telekomunikacyjnym, Kierownik działu zakupów, Kierownik działu zarządzania zasobami ludzkimi, Kierownik firmy audytorskiej, Kierownik firmy sprzątającej, Kierownik galerii sztuki, Kierownik gospodarstwa hodowli drobiu, Kierownik gospodarstwa ogrodniczego, Kierownik gospodarstwa produkcji roślinnej i zwierzęcej, Kierownik gospodarstwa produkcji zwierzęcej, Kierownik gospodarstwa sadowniczego, Kierownik gospodarstwa upraw mieszanych, Kierownik gospodarstwa upraw polowych, Kierownik hospicjum, Kierownik hostelu / motelu, Kierownik hotelu, Kierownik hurtowni, Kierownik jednostki ratownictwa górniczego, Kierownik kancelarii prawnej, Kierownik kancelarii tajnej, Kierownik kas, Kierownik kasyna, Kierownik kempingu, Kierownik kina, Kierownik klubu fitness, Kierownik klubu sportowego, Kierownik komórki organizacyjnej podmiotu leczniczego, Kierownik lokalu gastronomicznego, Kierownik magazynu, Kierownik małego przedsiębiorstwa budowlanego, Kierownik małego przedsiębiorstwa w przemyśle przetwórczym, Kierownik małego przedsiębiorstwa w przemyśle wydobywczym, Kierownik muzeum, Kierownik obiektu sportowego, Kierownik ogrodu zoologicznego, Kierownik ośrodka pomocy rodzinie, Kierownik parku rozrywki / cyrku, Kierownik pensjonatu, Kierownik placówki bankowej, Kierownik placówki wsparcia dziennego, Kierownik planu filmowego, Kierownik pociągu, Kierownik podmiotu leczniczego, Kierownik prac podwodnych, Kierownik praktycznej nauki zawodu, Kierownik produkcji filmowej / telewizyjnej / radiowej, Kierownik produkcji w przedsiębiorstwie hodowlanym, Kierownik produkcji w przedsiębiorstwie ogrodniczym, Kierownik produkcji w przedsiębiorstwie rolnym, Kierownik produkcji w przemyśle, Kierownik produkcji w zakładach akwakultury, Kierownik projektu, Kierownik przedsiębiorstwa informatycznego, Kierownik przedsiębiorstwa spedycyjnego, Kierownik przedsiębiorstwa świadczącego usługi osobiste i porządkowe, Kierownik przedsiębiorstwa świadczącego usługi z zakresu marketingu i sprzedaży, Kierownik przedsiębiorstwa świadczącego usługi z zakresu obsługi biznesu, Kierownik przedsiębiorstwa świadczącego usługi z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, Kierownik przedsiębiorstwa telekomunikacyjnego, Kierownik przedsiębiorstwa transportowego, Kierownik przedsiębiorstwa usługowego związanego z leśnictwem, Kierownik przedsiębiorstwa w rybołówstwie, Kierownik przedszkola, Kierownik punktu skupu, Kierownik rewiru / posterunku policji, Kierownik rozwoju technologii informatycznych, Kierownik rozwoju technologii telekomunikacyjnych, Kierownik ruchu zakładu górniczego lub zakładu, Kierownik sali sprzedaży, Kierownik salonu odnowy biologicznej, Kierownik salonu pielęgnacji urody, Kierownik sieci informatycznych, Kierownik sieci sklepów, Kierownik siłowni, Kierownik sklepu / supermarketu, Kierownik stoiska w markecie, Kierownik szkoły tańca, Kierownik szkółki jeździeckiej, Kierownik utrzymania ruchu, Kierownik w gospodarce leśnej, Kierownik warsztatów szkolnych, Kierownik wydawnictwa, Kierownik zakładu bukmacherskiego / kolektury / loterii, Kierownik żłobka / klubu dziecięcego, Kierujący tramwajem (motorniczy), Kinooperator, Kioskarz, Klasyfikator dziczyzny i ptactwa, Klasyfikator gruntów, Klasyfikator grzybów, Klasyfikator jaj, drobiu i pierza, Klasyfikator ryb, Klasyfikator skór, Klasyfikator wyrobów przemysłowych, Klaun (clown), Klimatolog, Kodowacz (koder), Kolporter, Kołodziej, Kombajnista (kierowca kombajnu), Komendant policji (powiatowy, miejski, rejonowy, komisariatu), Komendant powiatowy / miejski państwowej straży pożarnej, Komendant straży gminnej / miejskiej, Komentator sportowy, Komik, Kominiarz, Komornik sądowy, Kompozytor, Komputerowy składacz tekstu, Konduktor, Konduktor kolei linowej, Konfekcjoner wyrobów gumowych, Konferansjer, Konserwator budynków i stanu technicznego pomieszczeń, Konserwator części / sprzętu, Konserwator dzieł sztuki, Konserwator sieci i systemów komputerowych, Konserwator skór surowych, Konserwator zabytków architektury, Konstruktor form wtryskowych, Konstruktor odzieży, Konstruktor rozkładów jazdy, Konsultant do spraw kariery, Konsultant do spraw systemów teleinformatycznych, Konsultant komitetu technicznego, Konsultant/agent sprzedaży bezpośredniej, Kontroler (sterowniczy) procesów przeróbki ropy naftowej i gazu, Kontroler (sterowniczy) procesów w produkcji nawozów sztucznych, Kontroler (sterowniczy) reaktorów chemicznych, Kontroler (sterowniczy) robotów przemysłowych, Kontroler (sterowniczy) urządzeń destylacyjnych i rektyfikacyjnych, Kontroler (sterowniczy) urządzeń do ciągnienia i tłoczenia metali, Kontroler (sterowniczy) urządzeń do obróbki cieplnej chemikaliów, Kontroler (sterowniczy) urządzeń do produkcji papieru, Kontroler (sterowniczy) urządzeń do wytopu metali, Kontroler (sterowniczy) urządzeń filtrujących i oddzielających, Kontroler (sterowniczy) urządzeń koksowniczych, Kontroler (sterowniczy) urządzeń obróbki cieplnej metali, Kontroler (sterowniczy) urządzeń odlewniczych, Kontroler (sterowniczy) urządzeń walcowniczych, Kontroler biletów, Kontroler finansowy, Kontroler higieny mięsa, Kontroler jakości połączeń spawanych, Kontroler jakości produktów spożywczych, Kontroler jakości wyrobów przemysłowych, Kontroler kolejowy, Kontroler państwowy, Kontroler pocztowy, Kontroler rozliczeń pieniężnych, Kontroler rozliczeń podatkowych, Kontroler ruchu lotniczego, Kontroler stanu technicznego pojazdów, Konwojent (konduktor) wagonów specjalnych, Koordynator badań klinicznych, Koordynator pobierania i przeszczepiania tkanek i narządów, Koordynator projektów unijnych, Koordynator rodzinnej pieczy zastępczej, Kopacz, Korektor (naprawiacz) instrumentów muzycznych, Korektor i stroiciel instrumentów muzycznych, Korektor tekstu, Korepetytor, Koronkarka, Kosmetolog, Kosmetyczka, Kostiumograf, Kosztorysant budowlany, Koszykarz-plecionkarz, Kościelny, Kowal, Kowal wyrobów zdobniczych, Kożusznik, Krajacz materiałów budowlanych, Krajacz szkła, Krawiec, Kremator, Krojczy, Krupier, Kryminolog, Krytyk artystyczny, Krytyk kulinarny, Księgowy, Kucharz, Kulturoznawca, Kurator sądowy, Kurier, Kurier motocyklowy, Kuśnierz, Kynoterapeuta (dogoterapeuta)
