Kierownik biura podroży – kod zawodu ZUS, PKD, obowiązki

Kod zawodu ZUS – 143901

Kod PKD – 96.09.Z – pozostała działalność usługowa, gdzie indziej niesklasyfikowana

Kierownik biura podróży odpowiada za zarządzanie placówką, wyniki sprzedażowe oraz jakość obsługi klientów. To rola łącząca kompetencje menedżerskie z dogłębną znajomością branży turystycznej, wymagająca umiejętnego łączenia pracy operacyjnej, sprzedażowej i strategicznej.

Czym zajmuje się kierownik biura podróży?

Kierownik biura podróży zarządza i koordynuje pracą zespołu oraz procesami całej placówki. Odpowiada za obsługę klientów indywidualnych i biznesowych w ruchu krajowym i zagranicznym, prowadzi sprzedaż wczasów, wycieczek i usług dodatkowych oraz dba o realizację celów finansowych.

Stanowisko łączy trzy główne obszary odpowiedzialności:

• Zarządzanie operacyjne – koordynowanie pracy zespołu i procesów biura;
• Sprzedaż i marketing – pozyskiwanie klientów i realizacja celów sprzedażowych;
• Relacje biznesowe – współpraca z partnerami branżowymi.

Szczegółowe obowiązki zawodowe

Strategia i planowanie

Kierownik odpowiada za tworzenie strategii cenowej na podstawie analizy kosztów własnych i sytuacji rynkowej. Przygotowuje oferty i wyceny dla klientów indywidualnych i biznesowych w zakresie imprez turystycznych oraz wycieczek fakultatywnych.

Pozyskiwanie i obsługa klientów

Kierownik zajmuje się pozyskiwaniem klientów indywidualnych i biznesowych oraz utrzymywaniem relacji z kontrahentami współpracującymi przy organizacji imprez. Organizuje i koordynuje obsługę klientów w ruchu krajowym i zagranicznym, a także rozpatruje reklamacje.

Współpraca z partnerami

Kierownik nawiązuje i utrzymuje współpracę z rezydentami, przewodnikami, innymi biurami podróży, organizatorami wyjazdów, przewoźnikami, hotelami i pensjonatami.

Zarządzanie zespołem

Obowiązkami kierownika są:

• Zatrudnianie pracowników – wraz z przydzielaniem stanowisk oraz niezbędnego wyposażenia technicznego i biurowego;
• Przydzielanie zadań – i sprawowanie bieżącego nadzoru nad przestrzeganiem regulaminu pracy;
• Kontrolowanie i ocenianie – efektów pracy pracowników;
• Prowadzenie ewidencji – czasu pracy do rozliczeń oraz kontrolowanie nadgodzin, zwolnień lekarskich i urlopów;
• Zapewnianie pracownikom szkoleń – i warunków do rozwoju zawodowego;
• Przeprowadzanie szkoleń – pracowników.

Sprzedaż i marketing

Kierownik sprawuje nadzór nad realizacją celów sprzedażowych oraz prowadzi działania reklamowe i promocyjne oferty biura. Reprezentuje firmę na targach i konferencjach turystycznych.

Administracja i compliance

Do obowiązków należy:

• Koordynowanie działań – w zakresie obsługi administracyjnej biura realizowanych przez zespół i podmioty zewnętrzne;
• Zawieranie umów ubezpieczeniowych – wymaganych przepisami;
• Reprezentowanie biura podróży – w kontaktach zewnętrznych;
• Przygotowywanie raportów, sprawozdań i prezentacji – z działalności biura na potrzeby zarządu i interesariuszy zewnętrznych.

Odpowiedzialność za standardy

Kierownik odpowiada za przestrzeganie etyki, tajemnicy służbowej oraz przepisów dotyczących organizowania wyjazdów turystycznych. Zapewnia personelowi bezpieczne środowisko pracy, dba o BHP oraz stosowanie przepisów PPOŻ i ochrony środowiska.

Wymagania i kompetencje

Umiejętności interpersonalne

Kluczowe znaczenie mają umiejętności interpersonalne, budowanie relacji i skuteczna sprzedaż. Niezbędne są komunikacja, organizacja pracy oraz rozwiązywanie problemów.

Wiedza branżowa

Wymagana jest biegłość w zarządzaniu rezerwacjami, znajomość systemów rezerwacyjnych i szybkie przetwarzanie informacji. Istotna jest znajomość destynacji i umiejętność tworzenia atrakcyjnych programów wyjazdowych.

Umiejętności analityczne

Niezbędne są umiejętności analityczne i kreatywność w dopasowywaniu ofert do oczekiwań klientów oraz analiza trendów rynkowych i dostosowywanie strategii sprzedaży.

Języki obce

Znajomość języka angielskiego jest często pożądana i ułatwia współpracę z zagranicznymi klientami i partnerami.

Kwalifikacje formalne

W branży turystycznej liczą się odpowiednie kwalifikacje, wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe.

Ścieżka kariery i rozwoju

Możliwości awansu

Możliwości rozwoju obejmują awanse w strukturze biura podróży. Stanowisko kierownika bywa szczytem ścieżki w pojedynczej placówce.

Alternatywne ścieżki kariery

Pracownicy branży mogą rozwijać się poprzez alternatywne ścieżki kariery w turystyce, takie jak:

• zarządzanie siecią biur podróży,
• praca w biurze centralnym większego operatora turystycznego,
• specjalizacja w konkretnym segmencie rynku turystycznego.

Rozwój zawodowy

Kierownik jest odpowiedzialny za zapewnianie szkoleń i warunków do rozwoju zawodowego dla zespołu, co wymaga ciągłego doskonalenia i dzielenia się wiedzą.

Warunki pracy i wyzwania

Charakterystyka pracy

Praca w biurze podróży wiąże się z wieloma korzyściami (np. możliwość podróżowania, elastyczny czas pracy), ale też z wyzwaniami, takimi jak praca pod presją i wysokie oczekiwania klientów.

Nieodzowna jest gotowość do szybkiego reagowania na zmieniające się potrzeby oraz sprawne rozwiązywanie problemów w trakcie realizacji zamówień.

Znaczenie precyzji

Praca wymaga dużej dokładności, ponieważ błędy w rezerwacjach mogą skutkować poważnymi konsekwencjami dla klientów i firmy.

Branże i typy firm

Kierownik biura podróży pracuje przede wszystkim w:

• Biurach podróży – zarówno w małych placówkach, jak i dużych sieciach;
• Operatorach turystycznych – firmach organizujących wyjazdy grupowe;
• Firmach zajmujących się turystyką biznesową – organizujących konferencje i wyjazdy motywacyjne;
• Za granicą w roli rezydenta biura podróży – nadzorując obsługę turystów na kierunkach wakacyjnych.