Asystent do spraw księgowości – kod zawodu ZUS, PKD, obowiązki

Kod zawodu i klasyfikacje działalności

Poniżej znajdziesz najważniejsze klasyfikacje związane ze stanowiskiem asystenta do spraw księgowości:

Kim jest asystent do spraw księgowości?

Asystent do spraw księgowości to pracownik biurowy, który wspiera codzienne funkcjonowanie działu finansowego, pełniąc rolę „prawej ręki” księgowych i specjalistów.

Wykonuje podstawowe czynności księgowe zgodnie z prawem rachunkowym i podatkowym oraz wewnętrznymi procedurami firmy.

Jego praca „trzyma rękę na finansowym pulsie” organizacji – asystent dba, aby dane w systemach były kompletne, spójne i trafiały tam, gdzie trzeba, na czas.

Główne obowiązki i zadania zawodowe

Obowiązki asystenta do spraw księgowości można podzielić na kilka kluczowych obszarów:

Obsługa i zarządzanie dokumentacją finansową

W tym obszarze asystent przyjmuje, gromadzi i porządkuje dokumenty, a następnie weryfikuje ich poprawność pod kątem formalno-rachunkowym:

• segregowanie dokumentów pod względem ich rodzaju,
• sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym,
• nadzorowanie obiegu dokumentów, przygotowywanie ich do ewidencji i archiwizowanie,
• przygotowywanie dowodów księgowych do zapłaty za dostawy i usługi wynikające z zatwierdzonych dowodów księgowych,
• kompletowanie dowodów księgowych stanowiących podstawę wystawiania dokumentów korygujących.

Księgowanie i wprowadzanie danych

Podstawowym obowiązkiem jest obsługa dowodów księgowych i wprowadzanie danych do systemu finansowo-księgowego:

• wprowadzanie zadekretowanych dokumentów do systemu finansowo-księgowego,
• księgowanie rozliczeń delegacji,
• wykonywanie prostych, powtarzalnych czynności ujmowania dowodów w księgach rachunkowych,
• nanoszenie numeru dowodu księgowego potwierdzającego kolejność ujęcia w księgach rachunkowych,
• wprowadzanie danych finansowych i księgowych do systemów informatycznych.

Uzgadnianie i weryfikacja rozrachunków

Asystent wspiera procesy rozliczeń z kontrahentami i bankami:

• współpraca z kontrahentami przy kontroli i uzgadnianiu rozrachunków,
• sprawdzanie zapisów kont rozrachunkowych oraz uzgadnianie sald z dostawcami i odbiorcami,
• rozliczanie wyciągów bankowych,
• księgowanie kompensat i wyjaśnianie rozrachunków,
• sprawdzanie rozrachunków pod kątem zgodności wartości faktury z zapłatą i terminów realizacji oraz wyjaśnianie rozbieżności z kontrahentami w zleconym zakresie.

Przygotowywanie raportów i dokumentacji

Asystent aktywnie uczestniczy w przygotowaniu dokumentów finansowych i materiałów analitycznych:

• wspieranie sporządzania raportów finansowych – pomoc w tworzeniu bilansów, rachunków zysków i strat, raportów podatkowych i zestawień finansowych,
• sporządzanie raportów i zestawień oraz wypełnianie formularzy w programach finansowo-księgowych i arkuszach kalkulacyjnych na podstawie danych z ksiąg rachunkowych,
• przygotowywanie wstępnych deklaracji podatkowych pod nadzorem księgowego,
• zbieranie danych i wstępne przygotowywanie materiałów do raportów.

Korespondencja i komunikacja

W zakresie komunikacji asystent prowadzi sprawy finansowe z partnerami zewnętrznymi i wewnątrz firmy:

• prowadzenie korespondencji z partnerami biznesowymi, bankami i organami administracji publicznej,
• przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do korespondencji z kontrahentami, urzędami i bankami w obszarze uzgadniania rozrachunków i innych czynności księgowych,
• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• udzielanie odpowiedzi na zapytania klientów dotyczące faktur, płatności i innych kwestii rachunkowych.

Prace administracyjne

Do stałych zadań administracyjno-biurowych na tym stanowisku należą:

• archiwizowanie dokumentów i dowodów księgowych,
• obsługa interesantów,
• organizowanie stanowiska pracy z uwzględnieniem zasad BHP, ochrony ppoż., ochrony środowiska i ergonomii,
• obsługa systemów księgowych i zaawansowanych narzędzi informatycznych,
• weryfikacja danych finansowych w systemach.

Wymagania edukacyjne i kwalifikacje

Wykształcenie podstawowe

Wymagane jest wykształcenie średnie ekonomiczne. Dopuszczalne jest także wykształcenie średnie ogólne – pod warunkiem odbycia odpowiedniego przeszkolenia kierunkowego oraz przyuczenia na stanowisku pracy.

Umiejętności zawodowe

Osoba pracująca na tym stanowisku powinna wykazywać następujące kompetencje:

• biegłość w obsłudze systemów księgowych i zaawansowanych narzędzi informatycznych,
• umiejętność pracy z arkuszami kalkulacyjnymi (Excel),
• dokładność i dbałość o szczegóły – codzienna praca opiera się na obliczeniach i zestawieniach finansowych,
• umiejętności analityczne w zakresie weryfikacji poprawności danych,
• zdolność do współpracy i komunikacji z innymi działami firmy.

Języki obce

W firmach współpracujących z kontrahentami zagranicznymi może być wymagana znajomość języka obcego w stopniu podstawowym, ze słownictwem finansowo-księgowym.

Rozwój kompetencji

Ze względu na częste zmiany w przepisach rachunkowych i podatkowych niezbędne jest stałe podnoszenie kwalifikacji – poprzez udział w szkoleniach branżowych i kursach organizowanych przez stowarzyszenia oraz wyspecjalizowane instytucje.

Charakterystyka pracy

Praca odbywa się zazwyczaj w systemie jednozmianowym i stałych godzinach, z regularnym kontaktem z przełożonymi, współpracownikami, klientami i kontrahentami.

Codzienna praca wymaga swobody w pracy z kosztami, bilansami, tabelami i arkuszami kalkulacyjnymi – jeśli cię odpychają, to nie jest to zawód dla ciebie.

Sektory i branże zatrudnienia

Asystent do spraw księgowości może pracować w wielu sektorach gospodarki, w tym w następujących obszarach:

• średnie i duże przedsiębiorstwa wymagające wsparcia w obsłudze dokumentacji finansowej,
• biura rachunkowe i działy księgowe firm,
• instytucje finansowe (banki, towarzystwa ubezpieczeniowe),
• organizacje pozarządowe i instytucje publiczne,
• firmy z sektora produkcji, handlu i usług,
• przedsiębiorstwa prowadzące międzynarodową działalność biznesową.

Perspektywy kariery i rozwoju

Stanowisko asystenta to solidna baza do rozwoju w kierunku księgowego, specjalisty ds. podatków, controllingu lub finansów. Możliwe ścieżki rozwojowe obejmują:

• podniesienie kwalifikacji do poziomu księgowego,
• specjalizację w obszarach takich jak podatki, finanse lub controlling,
• awans na stanowiska o większym zakresie odpowiedzialności w większych organizacjach,
• rozwój w kierunku zarządzania finansami.

Stanowisko cieszy się umiarkowaną popularnością wśród pracodawców, szczególnie w średnich i większych przedsiębiorstwach.