Wybór między outsourcingiem IT a zatrudnieniem informatyka na etat rzadko sprowadza się wyłącznie do „kto jest tańszy”. Równie ważne są: ciągłość wsparcia (urlopy, choroby), czas reakcji, poziom kompetencji (sieci, serwery, bezpieczeństwo), odpowiedzialność, dokumentacja oraz to, czy firma potrzebuje IT które „gasi pożary”, czy strategicznego. Poniżej porównanie z perspektywy małych i średnich firm.
Artykuł sponsorowany
Jakiego IT naprawdę potrzebujesz?
W większości firm potrzeby IT mieszczą się w trzech „koszykach”:
- Wsparcie użytkowników (helpdesk): drukarki, poczta, konta, komputery, podstawowe awarie.
- Infrastruktura i utrzymanie: sieć, Wi-Fi, serwery, backup, aktualizacje, monitoring.
- Cyberbezpieczeństwo i rozwój: polityki, audyty, segmentacja, automatyzacje, CRM/ERP.
Jeden informatyk „od wszystkiego” zwykle dobrze ogarnie koszyk 1 i część 2. Koszyk 3 wymaga zazwyczaj doświadczenia specjalistycznego i procesów.
Koszty: gdzie ludzie najczęściej się mylą
Informatyk na etacie – koszt całkowity (TCO), nie tylko „pensja”
Do kosztu pracownika trzeba doliczyć m.in.:
- składki i narzuty,
- urlopy i L4 (brak dostępności),
- sprzęt, licencje, szkolenia,
- czas na „przestoje” (gdy akurat nie ma zgłoszeń),
- ryzyko rotacji (odejście = utrata wiedzy).
W praktyce koszt całkowity etatu jest wyraźnie wyższy niż „kwota na umowie” – i to jest normalne. Z punktu widzenia opłacalności kluczowe pytanie brzmi:
Czy mamy dość pracy IT, aby sensownie wypełnić etat, i czy ta praca ma charakter stały?
Outsourcing IT – koszt jest przewidywalny, ale zależy od modelu
Najczęstsze modele rozliczeń:
- ryczałt miesięczny (abonament) – najczęściej najlepszy UX dla firmy (przewidywalność),
- pakiety godzinowe – dobre przy mniejszej liczbie zgłoszeń,
- time & materials (stawka godzinowa) – opłaca się przy projektach jednorazowych,
- hybryda – np. abonament + osobna wycena projektów (modernizacja sieci, migracja, wdrożenia).
Najważniejsze: outsourcing bywa tańszy wtedy, gdy:
- firma nie ma stałego obciążenia na pełen etat,
- liczy się szeroki zakres kompetencji,
- potrzebujesz SLA, procedur, backupu, monitoringu, bezpieczeństwa.
Porównanie: outsourcing vs etat
A) Dostępność i ciągłość pracy
Etat: jedna osoba = jedna „linia życia”. Urlop, choroba, delegacja → spada dostępność.
Outsourcing: zespół + zastępstwa → zwykle większa ciągłość obsługi.
✅ Jeśli Twoja firma ma krytyczne procesy (sprzedaż, produkcja, systemy magazynowe), ciągłość wsparcia jest często ważniejsza niż „kto jest tańszy na papierze”.
B) Kompetencje
Etat: jedna osoba nie będzie ekspertem od wszystkiego (sieci, serwery, chmura, VoIP, cyber).
Outsourcing: dostęp do specjalistów z kilku dziedzin.
✅ Jeżeli masz temat „cyber” i compliance (np. polityki, audyty, segmentacja, reakcja na incydenty), outsourcing częściej daje lepszy efekt.
C) Czas reakcji i SLA
Etat: reakcja bywa natychmiastowa… ale bez formalnych parametrów.
Outsourcing: SLA definiuje czasy reakcji i naprawy (np. P1/P2/P3), często lepsza przewidywalność.
✅ Gdy zarząd pyta „kiedy to będzie działać?”, SLA i priorytetyzacja robią różnicę.
D) Bezpieczeństwo
Etat: zależy od dojrzałości pracownika i czasu na tematy „niewidoczne” (backup, monitoring, EDR, polityki).
Outsourcing: zwykle ma checklisty, standardy, monitoring i procedury, bo to część usługi.
✅ Jeśli dziś backup jest „kiedyś zrobimy” albo „no jest NAS”, outsourcing może szybciej podnieść poziom bezpieczeństwa.
E) Wiedza i dokumentacja
Etat: ryzyko „wiedzy w głowie jednej osoby”.
Outsourcing: częściej dokumentuje (bo musi), ale warto to wpisać w umowę/zakres.
✅ Dokumentacja (hasła w managerze, schemat sieci, lista licencji, procedury odtwarzania) = realna oszczędność w kryzysie.
Kiedy bardziej opłaca się informatyk na etacie?
Etatu warto bronić, gdy:
- masz dużo codziennych zgłoszeń (helpdesk non stop),
- IT to rdzeń produktu (firma technologiczna z własnym systemem, gdzie admin jest częścią zespołu),
- masz wiele niestandardowych procesów i potrzebujesz osoby „w środku” organizacji,
- zależy Ci na stałej obecności na miejscu (np. duża hala, dużo sprzętu, częste przepięcia/awarie, użytkownicy pracują stacjonarnie),
- masz już dojrzałą infrastrukturę i przede wszystkim chcesz sprawnej obsługi użytkowników.
Wtedy optymalny bywa model:
informatyk in-house (helpdesk + operacyjne IT) + outsourcing do specjalistycznych tematów (sieć, cyber, audyty, projekty).
Kiedy bardziej opłaca się outsourcing IT?
Outsourcing wygrywa najczęściej, gdy:
- firma ma od kilku do kilkudziesięciu stanowisk i nie ma sensu pełny etat,
- chcesz mieć zespół kompetencji, nie jedną osobę,
- potrzebujesz SLA, monitoringu i proaktywnego utrzymania,
- planujesz rozwój: migracje, przebudowę sieci, nowe oddziały, chmurę, VoIP, segmentację,
- chcesz szybko podnieść poziom bezpieczeństwa (MFA, backup 3-2-1, EDR, polityki).
Outsourcing jest też często najlepszy, gdy „dziś jakoś działa”, ale:
- awarie wracają,
- nikt nie zna pełnego obrazu infrastruktury,
- nie ma dokumentacji,
- backupu nigdy nie testowano,
- każdy „ma admina”.
Prosty model decyzyjny (checklista)
Odpowiedz sobie na 10 pytań. Jeśli masz 6+ razy „TAK” po stronie outsourcingu – to zwykle lepszy wybór.
Sygnały, że outsourcing będzie korzystniejszy
- Czy potrzebujesz wsparcia także wtedy, gdy jedna osoba jest nieobecna?
- Czy masz serwery, sieć, VPN, Wi-Fi, VoIP i tematy bezpieczeństwa (nie tylko komputery)?
- Czy chcesz mieć SLA, monitoring, raporty i proces obsługi incydentów?
- Czy w firmie brakuje dokumentacji IT?
- Czy boisz się ransomware / utraty danych i chcesz realnych procedur backup/restore?
- Czy planujesz projekty modernizacyjne w najbliższych 6-12 miesiącach?
- Czy obecnie IT działa „reaktywnie” (gaszenie pożarów)?
- Czy nie masz wystarczającej liczby zgłoszeń na pełen etat?
Sygnały, że etat ma sens
- Czy masz bardzo dużo bieżących zgłoszeń dziennie?
- Czy kluczowe jest stałe wsparcie na miejscu przez większość dnia?
7) Najlepsza opcja w praktyce: model hybrydowy
Dla wielu firm najbardziej opłacalne jest:
- in-house (1 osoba): obsługa użytkowników, bieżące sprawy, obecność na miejscu,
- outsourcing (zespół): sieci, serwery, cyber, projekty, audyty, backupy, procedury.
To ogranicza ryzyko „single point of failure”, a jednocześnie zapewnia szybkość obsługi biura.
8) Jak uniknąć nietrafionego wyboru (typowe pułapki)
Pułapka 1: porównywanie abonamentu do „pensji brutto”
Porównuj do kosztu całkowitego i do zakresu (SLA, monitoring, cyber, backup, dokumentacja).
Pułapka 2: outsourcing bez jasnego zakresu
Musi być: co jest w abonamencie, co jest projektem, jakie czasy reakcji, jak zgłaszać, kto ma uprawnienia.
Pułapka 3: informatyk na etacie bez standardów
Bez checklist, dokumentacji i testów odtwarzania kopii – ryzyko rośnie, a firma często „nie wie, że ma problem”.
Podsumowanie
Jeśli stoisz przed wyborem między outsourcingiem IT a informatykiem na etacie i chcesz szybko sprawdzić, co będzie lepsze dla Twojej firmy, zrób prosty research rynku: wpisz w wyszukiwarce np. „Outsourcing IT Poznań” (albo nazwę swojej miejscowości), wybierz kilka sprawdzonych firm, porównaj zakres usług (SLA, bezpieczeństwo, backup, monitoring) i wyślij zapytanie ofertowe do 3–5 dostawców. Już po odpowiedziach zobaczysz, jakie są realne koszty, co dokładnie dostajesz w abonamencie i która opcja najbardziej pasuje do Twoich potrzeb.