Kod zawodu ZUS – 441402
Kody PKD – 82.19.Z (wykonywanie fotokopii, przygotowywanie dokumentów i pozostała specjalistyczna działalność wspomagająca prowadzenie biura); 91.01.B (działalność archiwów).
Czym zajmuje się archiwista zakładowy?
Archiwista zakładowy to specjalista odpowiedzialny za całokształt pracy archiwum zakładowego. Jest to zawód o charakterze biurowym, którego głównym celem jest gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie, ewidencjonowanie, brakowanie i udostępnianie dokumentacji.
Do zadań archiwisty należy także czuwanie nad poprawnością klasyfikacji w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt (JRWA), nadzorowanie prawidłowego rejestrowania i prowadzenia spraw oraz koordynowanie czynności kancelaryjnych związanych z przygotowaniem dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego.
Główne obowiązki i zadania zawodowe
Poniżej przedstawiono najważniejsze zadania wykonywane na co dzień przez archiwistę zakładowego:
- przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- weryfikacja i ewidencjonowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- rozmieszczanie materiałów w pomieszczeniach magazynowych oraz monitorowanie warunków przechowywania,
- dostosowywanie warunków przechowywania do wymaganych standardów i wykonywanie drobnych zabiegów konserwatorskich,
- porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych,
- kontrolowanie obiegu dokumentów oraz prawidłowości ich przechowywania w komórkach organizacyjnych,
- udostępnianie i wypożyczanie akt do celów służbowych i innych,
- inicjowanie i uczestniczenie w procesie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
- przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
- zarządzanie powierzchnią użytkową oraz warunkami panującymi w pomieszczeniach archiwum,
- sprawdzanie zgodności dokumentacji ze spisami zdawczo-odbiorczymi,
- sporządzanie sprawozdań z zarządzania dokumentacją,
- organizowanie stanowiska pracy zgodnie z zasadami i przepisami BHP, PPOŻ., ergonomii i ochrony środowiska.
Ważnym obowiązkiem jest także przestrzeganie tajemnicy służbowej.
Wymagania i kwalifikacje
Wykształcenie podstawowe
Archiwista zakładowy powinien posiadać średnie wykształcenie oraz zawodowe przygotowanie zdobyte na specjalistycznych szkoleniach.
Preferowane wykształcenie
Pracodawcy szczególnie cenią absolwentów szkół kształcących w zawodzie technik archiwista oraz absolwentów studiów wyższych na kierunku lub specjalności archiwistyka.
Umiejętności i kompetencje
Osoba pracująca w zawodzie powinna znać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych oraz zasad archiwizacji, a także na bieżąco śledzić zmiany prawa obejmujące funkcjonowanie archiwum zakładowego, w tym wymogi RODO.
Branże i sektory zatrudnienia
Archiwista zakładowy może znaleźć pracę w:
- większych przedsiębiorstwach i korporacjach,
- instytucjach publicznych,
- urzędach administracji publicznej,
- bankach i instytucjach finansowych,
- szkołach i na uczelniach wyższych,
- szpitalach i placówkach medycznych,
- firmach konsultingowych i doradczych,
- jednostkach sektora kulturalnego.
W praktyce każda organizacja prowadząca działalność operacyjną i wytwarzająca dokumentację potrzebuje wsparcia archiwisty zakładowego.
Ścieżka kariery i rozwoju
Awans wewnętrzny
Możliwe kierunki awansu to m.in. stanowisko kierownika archiwum (kod ZUS: 134907) – dla osób z doświadczeniem oraz specjalisty ds. archiwizacji – dla osób z pogłębioną wiedzą merytoryczną.
Poszerzenie kompetencji
Kompetencje można poszerzać m.in. poprzez:
- specjalizację w obsłudze systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD),
- kursy z zakresu ochrony danych osobowych i RODO,
- szkolenia dotyczące nowych przepisów archiwalnych,
- kursy z zakresu konserwacji i restauracji dokumentów,
- certyfikacje w obszarze zarządzania informacją.
Pokrewne zawody
Do zawodów pokrewnych należą: archiwista dokumentów elektronicznych (kod ZUS: 441401) oraz archiwista (kod ZUS: 262101) pracujący w archiwach państwowych.
Zobacz też:
Administrator baz danych, Administrator nieruchomości, Administrator produkcji filmowej, Administrator produkcji filmowej i telewizyjnej, Administrator stron internetowych, Administrator systemów komputerowych, Administrator systemów poczty elektronicznej, Administrator zintegrowanych systemów zarządzania, Adwokat, Agent celny, Agent do spraw pozyskiwania gruntów, Agent do spraw zakupów, Agent klarujący, Agent ubezpieczeniowy, Agrochemik, Akredytowany asystent parlamentarny, Akrobata, Aktor, Aktor cyrkowy, Aktor lalkarz, Aktor scen muzycznych, Aktuariusz, Akupunkturzysta, Akwizytor, Alpinista przemysłowy, Analityk baz danych (data scientist), Analityk biznesowy, Analityk doświadczenia użytkowników (user experience analyst), Analityk finansowy, Analityk giełdowy, Analityk informacji i raportów medialnych, Analityk inwestycyjny, Analityk kredytowy, Analityk kryminalny, Analityk pracy, Analityk ruchu na stronach internetowych, Analityk sieci komputerowych, Analityk systemów teleinformatycznych, Analityk trendów rynkowych (cool hunter), Andragog, Animator czasu wolnego młodzieży (pracownik młodzieżowy), Animator gospodarczy do spraw przedsiębiorczości, Animator gospodarczy do spraw rozwoju regionalnego, Animator kultury, Animator rekreacji i organizacji czasu wolnego, Animator rynku książki, Ankieter, Antropolog, Antykwariusz, Aparatowy procesów chemicznych, Aparatowy produkcji drożdży, Aparatowy produkcji octu, Aparatowy produkcji wyrobów maczanych, Archeolog, Architekt, Architekt cyberbezpieczeństwa (Cybersecurity architect), Architekt krajobrazu, Architekt stron internetowych, Architekt wnętrz, Architekt zieleni wewnątrz budynków, Archiwista, Archiwista dokumentów elektronicznych, Arkadownik, Arteterapeuta, Artysta fotografik, Artysta grafik, Artysta malarz, Artysta rzeźbiarz, Astrofizyk, Astrolog, Astronom, Asystent do spraw księgowości, Asystent do spraw statystyki, Asystent do spraw wydawniczych, Asystent dyrektora, Asystent edukacji romskiej, Asystent fryzjera, Asystent kierownika produkcji filmowej / telewizyjnej, Asystent międzykulturowy, Asystent nauczyciela dziecka cudzoziemca, Asystent nauczyciela przedszkola, Asystent nauczyciela w szkole, Asystent operatora dźwięku, Asystent operatora obrazu, Asystent osobisty (concierge), Asystent osoby niepełnosprawnej, Asystent parlamentarny, Asystent prawny, Asystent prokuratora, Asystent przetwarzania danych, Asystent radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, Asystent reżysera filmowego, Asystent rodziny, Asystent sędziego, Asystent techniczny realizatora dźwięku, Asystent techniczny realizatora programu, Asystent usług pocztowych, Asystent usług telekomunikacyjnych, Asystent zarządu, Asystentka kobiety w czasie ciąży i porodu (doula), Asystentka stomatologiczna, Audiofonolog, Audytor cyberbezpieczeństwa (Cybersecurity auditor), Audytor energetyczny, Audytor środowiskowy, Audytor/Kontroler, Automatyk, Automatyk sterowania ruchem kolejowym, Autor tekstów i sloganów reklamowych (copywriter)
