Kod zawodu ZUS: 441401. Poniżej zebrano pasujące kody PKD wraz z opisami, aby ułatwić szybkie dopasowanie profilu działalności:
| Kod | Nazwa/Opis |
|---|---|
| 441401 | Kod zawodu ZUS – archiwista dokumentów elektronicznych |
| 18.13.Z | Działalność usługowa związana z przygotowywaniem do druku |
| 82.19.Z | Wykonywanie fotokopii, przygotowywanie dokumentów i pozostała specjalistyczna działalność wspomagająca prowadzenie biura |
| 91.01.B | Działalność archiwów |
Archiwista dokumentów elektronicznych to specjalista odpowiedzialny za gromadzenie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie, brakowanie i udostępnianie dokumentów cyfrowych. Zawód ma charakter usługowy i koncentruje się na przejmowaniu, przechowywaniu oraz zarządzaniu dokumentacją elektroniczną, w tym kontrolą logicznie powiązanych informacji.
Czym zajmuje się archiwista dokumentów elektronicznych?
Archiwista zarządza cyfrową dokumentacją w instytucjach i firmach, dostosowując procesy do wymogów cyfryzacji. Praca polega na przejmowaniu dokumentów z różnych nośników (papierowych i cyfrowych) oraz ich wprowadzaniu do systemu teleinformatycznego pełniącego funkcję archiwum zakładowego. Specjalista kwalifikuje i klasyfikuje dokumenty, zapisując je w strukturze ułatwiającej szybkie wyszukiwanie i bezpieczne udostępnianie treści.
W odróżnieniu od tradycyjnego archiwisty zakładowego (kod ZUS 441402), który pracuje głównie z dokumentacją papierową, archiwista elektroniczny działa w środowisku cyfrowym, obsługując systemy teleinformatyczne i prowadząc digitalizację materiałów.
Główne obowiązki i zadania zawodowe
Do kluczowych zadań archiwisty dokumentów elektronicznych należą:
- przejmowanie w formie elektronicznej dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- digitalizacja dokumentacji papierowej i przenoszenie na nośniki elektroniczne,
- kwalifikowanie i klasyfikowanie dokumentacji elektronicznej,
- obsługa systemu teleinformatycznego pełniącego rolę archiwum zakładowego oraz urządzeń biurowych,
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie i prowadzenie ewidencji usuniętych dokumentów,
- przekazywanie dokumentów elektronicznych do Archiwum Państwowego,
- udostępnianie archiwaliów do celów naukowych, popularyzacyjnych lub jako dowodów prawnych (kwerendy, kopie, poświadczenia),
- usuwanie dokumentacji z systemu w przypadku wznowienia sprawy,
- doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją,
- prowadzenie dokumentacji archiwum,
- organizowanie stanowiska pracy z zachowaniem zasad BHP, ergonomii, ochrony ppoż. i środowiska.
Specjalista dba o bezpieczeństwo danych – w tym tajnych i poufnych – co wymaga odpowiednich upoważnień oraz przestrzegania procedur ochrony informacji.
Wymagania i kwalifikacje
Najczęściej wymagane jest wykształcenie średnie ogólne. Pracodawcy chętnie zatrudniają absolwentów kursów kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia. Możliwe jest przyuczenie na stanowisku lub powierzenie obowiązków osobom z doświadczeniem administracyjno‑kancelaryjnym po szkoleniu z obsługi systemów archiwalnych.
Warto rozwijać kompetencje poprzez szkolenia organizowane przez firmy, stowarzyszenia branżowe i producentów systemów teleinformatycznych. Kluczowe kompetencje i uprawnienia obejmują:
- znajomość przepisów o ochronie danych osobowych (np. RODO) i prawa archiwalnego,
- umiejętność pracy w systemach EOD/EDRMS oraz rejestrach metadanych,
- praktykę w digitalizacji, kontroli jakości skanów i opisywaniu dokumentów,
- stosowanie standardów bezpieczeństwa informacji (upoważnienia, polityki dostępu, szyfrowanie),
- rozumienie cyklu życia dokumentu i zasad kwalifikacji archiwalnej,
- w przypadku dokumentacji niejawnej – wymagane poświadczenia bezpieczeństwa.
Ścieżka kariery i rozwój zawodowy
Wejście do zawodu zwykle następuje po ukończeniu kursów specjalistycznych lub okresie przyuczenia. Z doświadczeniem można awansować na stanowiska takie jak specjalista ds. archiwizacji, koordynator archiwum czy menedżer systemów dokumentacji elektronicznej. Rosnące znaczenie zarządzania informacją sprzyja tworzeniu ról łączących archiwistykę z IT i compliance.
Rozwój obejmuje:
- ciągłe szkolenia z nowych technologii (np. chmura obliczeniowa, AI w archiwizacji),
- studia podyplomowe z archiwistyki lub informatyki stosowanej,
- certyfikaty od producentów systemów (np. EDRMS – Electronic Document and Records Management Systems),
- członkostwo w stowarzyszeniach branżowych i śledzenie zmian w prawie archiwalnym.
Perspektywy zatrudnienia rosną wraz z cyfryzacją – zapotrzebowanie na specjalistów zarządzających danymi cyfrowymi systematycznie się zwiększa.
Gdzie pracować – firmy i branże
Archiwista dokumentów elektronicznych znajdzie zatrudnienie w następujących sektorach:
- Administracja publiczna i samorządy – urzędy oraz archiwa państwowe;
- Przedsiębiorstwa prywatne – działy administracji, compliance i IT;
- Instytucje finansowe, ubezpieczeniowe i prawne – obsługa dokumentów o znaczeniu dowodowym i regulacyjnym;
- Sektor usługowy – firmy oferujące archiwizację i digitalizację na zlecenie;
- Korporacje i duże firmy – organizacje z rozbudowaną dokumentacją cyfrową.
Branże to m.in. usługi administracyjne (sekcja N PKD), kultura i archiwa (91.01.B) oraz wspomaganie biurowe (82.19.Z). Praca odbywa się głównie w biurach z dostępem do systemów teleinformatycznych, coraz częściej z możliwością zdalnej obsługi procesów.
Perspektywy i znaczenie zawodu
W dobie digitalizacji archiwista dokumentów elektronicznych jest kluczowy dla zgodnego z prawem i bezpiecznego obiegu informacji, zapewniając jej integralność, dostępność i długotrwałą użyteczność. Zawód ewoluuje wraz z technologią, oferując stabilne i rozwojowe miejsca pracy w erze big data.
Zobacz też:
Administrator baz danych, Administrator nieruchomości, Administrator produkcji filmowej, Administrator produkcji filmowej i telewizyjnej, Administrator stron internetowych, Administrator systemów komputerowych, Administrator systemów poczty elektronicznej, Administrator zintegrowanych systemów zarządzania, Adwokat, Agent celny, Agent do spraw pozyskiwania gruntów, Agent do spraw zakupów, Agent klarujący, Agent ubezpieczeniowy, Agrochemik, Akredytowany asystent parlamentarny, Akrobata, Aktor, Aktor cyrkowy, Aktor lalkarz, Aktor scen muzycznych, Aktuariusz, Akupunkturzysta, Akwizytor, Alpinista przemysłowy, Analityk baz danych (data scientist), Analityk biznesowy, Analityk doświadczenia użytkowników (user experience analyst), Analityk finansowy, Analityk giełdowy, Analityk informacji i raportów medialnych, Analityk inwestycyjny, Analityk kredytowy, Analityk kryminalny, Analityk pracy, Analityk ruchu na stronach internetowych, Analityk sieci komputerowych, Analityk systemów teleinformatycznych, Analityk trendów rynkowych (cool hunter), Andragog, Animator czasu wolnego młodzieży (pracownik młodzieżowy), Animator gospodarczy do spraw przedsiębiorczości, Animator gospodarczy do spraw rozwoju regionalnego, Animator kultury, Animator rekreacji i organizacji czasu wolnego, Animator rynku książki, Ankieter, Antropolog, Antykwariusz, Aparatowy procesów chemicznych, Aparatowy produkcji drożdży, Aparatowy produkcji octu, Aparatowy produkcji wyrobów maczanych, Archeolog, Architekt, Architekt cyberbezpieczeństwa (Cybersecurity architect), Architekt krajobrazu, Architekt stron internetowych, Architekt wnętrz, Architekt zieleni wewnątrz budynków, Archiwista, Archiwista zakładowy, Arkadownik, Arteterapeuta, Artysta fotografik, Artysta grafik, Artysta malarz, Artysta rzeźbiarz, Astrofizyk, Astrolog, Astronom, Asystent do spraw księgowości, Asystent do spraw statystyki, Asystent do spraw wydawniczych, Asystent dyrektora, Asystent edukacji romskiej, Asystent fryzjera, Asystent kierownika produkcji filmowej / telewizyjnej, Asystent międzykulturowy, Asystent nauczyciela dziecka cudzoziemca, Asystent nauczyciela przedszkola, Asystent nauczyciela w szkole, Asystent operatora dźwięku, Asystent operatora obrazu, Asystent osobisty (concierge), Asystent osoby niepełnosprawnej, Asystent parlamentarny, Asystent prawny, Asystent prokuratora, Asystent przetwarzania danych, Asystent radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, Asystent reżysera filmowego, Asystent rodziny, Asystent sędziego, Asystent techniczny realizatora dźwięku, Asystent techniczny realizatora programu, Asystent usług pocztowych, Asystent usług telekomunikacyjnych, Asystent zarządu, Asystentka kobiety w czasie ciąży i porodu (doula), Asystentka stomatologiczna, Audiofonolog, Audytor cyberbezpieczeństwa (Cybersecurity auditor), Audytor energetyczny, Audytor środowiskowy, Audytor/Kontroler, Automatyk, Automatyk sterowania ruchem kolejowym, Autor tekstów i sloganów reklamowych (copywriter)
