Administrator produkcji filmowej – kod zawodu ZUS, PKD, obowiązki

Kod zawodu ZUS – 242101

Pasujące kody PKD: do zawodu administratora produkcji filmowej pasują następujące kategorie:

• PKD 59.11.Z – działalność związana z produkcją filmów, nagrań wideo i programów telewizyjnych,
• PKD 59.12.Z – działalność postprodukcyjna związana z filmami, nagraniami wideo i programami telewizyjnymi,
• PKD 59.13.Z – działalność związana z dystrybucją filmów, nagrań wideo i programów telewizyjnych,
• PKD 59.14.Z – działalność związana z projekcją filmów,
• PKD 58.11.Z – wydawanie książek,
• PKD 58.12.Z – wydawanie wykazów oraz list,
• PKD 58.14.Z – wydawanie czasopism i pozostałych periodyków,
• PKD 58.19.Z – pozostała działalność wydawnicza,
• PKD 58.29.Z – działalność wydawnicza w zakresie pozostałego oprogramowania,
• PKD 26.80.Z – produkcja magnetycznych i optycznych niezapisanych nośników informacji.

Czym się zajmuje administrator produkcji filmowej?

Administrator produkcji filmowej i telewizyjnej to ekspert odpowiadający za dokumentację, budżet i logistykę całego procesu produkcji audiowizualnej. Stanowisko ma charakter indywidualny, choć wymaga stałej współpracy z zespołem produkcyjnym.

Podstawowym zadaniem administratora jest prowadzenie dokumentacji finansowej produkcji zgodnie z przepisami prawa, systemem organizacyjno-księgowym producenta i strukturą kosztów przewidzianą w kosztorysie. Zapewnia on płynny przebieg prac, zarządza finansami zgodnie z prawem i współpracuje z zespołem: reżyserem, kierownikiem planu oraz dostawcami.

Główne obowiązki i zakres pracy

Administrator produkcji filmowej uczestniczy we wszystkich etapach produkcji – od powstania projektu po jego ostateczną realizację. Jego obowiązki obejmują:

Dokumentacja i administracja

W tym obszarze do zadań należą m.in.:

• prowadzenie dokumentacji produkcji audiowizualnej,
• zarządzanie obiegiem dokumentów związanych z produkcją audiowizualną,
• zapoznawanie się ze scenariuszem i materiałami dokumentacyjnymi,
• koordynowanie dokumentów produkcyjnych w trakcie realizacji zdjęć.

Zarządzanie finansowe i budżetowanie

W zakresie finansów i planowania administrator odpowiada za:

• prowadzenie analizy finansowo-księgowej projektów audiowizualnych,
• przygotowywanie kosztorysów i planów pracy,
• planowanie przepływów finansowych (cash flow) i nakładów na etapy produkcji,
• prowadzenie konta produkcyjnego,
• wpisywanie faktur i przygotowywanie płatności,
• weryfikowanie poprawności merytorycznej dokumentów księgowych,
• wykonywanie planu kosztów filmu,
• dokonywanie analizy finansowo-księgowej projektów produkcyjnych,
• finalne rozliczenia finansowe po zakończeniu realizacji filmu.

Kontrola i weryfikacja

Do codziennych zadań kontrolnych należą:

• bieżąca kontrola formalna i rachunkowa dokumentów operacji gospodarczych,
• weryfikacja dokumentów przyjęcia materiałów,
• weryfikacja raportów ze spisem zakupu materiałów (kostiumu, rekwizytów, charakteryzacji, dekoracji),
• kontrola faktur i wprowadzanie niezbędnych korekt,
• weryfikacja numerów kont bankowych kontrahentów z tzw. białą listą podatników VAT.

Współpraca i planowanie

W obszarze współpracy międzydziałowej administrator zajmuje się:

• współpracą z kierownikiem produkcji przy opracowaniu szczegółowego planu filmu,
• planowaniem i obsługą finansową grupy zdjęciowej,
• przygotowywaniem projektów umów i zleceń,
• kontrolowaniem działalności gospodarczej grupy zdjęciowej,
• opracowaniem sprawozdania organizacyjno-ekonomicznego,
• bieżącym informowaniem kierownika produkcji o stanie realizacji wydatków i kosztów.

Rozliczenia i płatności

W zakresie rozliczeń administrator odpowiada za:

• prowadzenie bieżących prac rachunkowych,
• przygotowanie rachunków do umów o dzieło i zlecenia,
• rozliczanie delegacji i zaliczek pobranych przez członków ekipy filmowej,
• przygotowywanie list wypłat wynagrodzeń,
• kontrolę stanu gotówki w wyodrębnionej kasie produkcyjnej,
• rozliczanie pobranych zaliczek przez członków ekipy filmowej.

Okres pracy

Administrator uczestniczy w kluczowych etapach produkcji:

• okres przygotowawczy,
• okres zdjęciowy,
• montaż i udźwiękowienie,
• prace końcowe.

Obowiązki prawne i odpowiedzialność

Administrator produkcji filmowej ma obowiązek zachowania tajemnicy finansowej i ochrony danych osobowych. Nie może udzielać informacji o sposobach wydatkowania środków bez zgody kierownika produkcji. Jest zobowiązany zgłaszać kierownikowi wszystkie istotne fakty dotyczące realizacji wydatków oraz ewentualne nieprawidłowości w dokumentacji.

Wymagania i kompetencje

Aby pracować na tym stanowisku, potrzebna jest specjalistyczna wiedza i praktyczne umiejętności w poniższych obszarach:

Kompetencje zawodowe

Najważniejsze kompetencje techniczne obejmują:

• prowadzenie analizy finansowo-księgowej projektów produkcyjnych,
• zarządzanie obiegiem dokumentów,
• tworzenie cash flow i kosztorysów,
• sprawną obsługę programów biurowych,
• weryfikację faktur,
• nadzorowanie płatności w kasie i banku,
• obsługę umów zlecenia i o dzieło,
• rozliczanie podróży służbowych wraz z dietami.

Umiejętności administracyjne

W codziennej pracy administracyjnej wymagane jest:

• stosowanie właściwej terminologii administracyjno-finansowej planu zdjęciowego,
• opisywanie dokumentów związanych z produkcją audiowizualną,
• wypełnianie dokumentów produkcyjnych.

Cechy osobiste

W pracy administratora szczególnie liczą się:

• organizacyjność i skrupulatność,
• zdolność do współpracy zespołowej,
• komunikatywność,
• odpowiedzialność za podejmowane działania,
• umiejętność planowania i zarządzania czasem.

Podstawowa wiedza

Przydatna jest także wiedza podstawowa z obszarów:

• bezpieczeństwo i higiena pracy,
• podstawy prawne i obowiązki związane z produkcją filmową,
• przepisy dotyczące podatków i rozliczeń finansowych.

Gdzie pracuje administrator produkcji filmowej?

Administrator produkcji filmowej może pracować w następujących miejscach i organizacjach:

• Wytwórniach filmowych – profesjonalnych studiach zajmujących się produkcją filmów;
• Stacjach telewizyjnych – od dużych stacji publicznych po stacje prywatne;
• Domach produkcyjnych – niezależnych producentów tworzących treści audiowizualne;
• Wytwórniach nagrań – produkcji treści wideo i audio;
• Agencjach reklamowych – producentach spotów i materiałów promocyjnych;
• Producentach treści internetowych – twórcach materiałów dla platform cyfrowych;
• Stacjach radiowych – przy produkcji programów audio.

Ścieżka kariery i rozwój zawodowy

Zawód administratora produkcji filmowej otwiera możliwości rozwoju w kilku kierunkach:

Kierunek administracyjno-finansowy

Potencjalne stanowiska w tym obszarze to:

• menedżer finansowy produkcji,
• kierownik produkcji,
• producent wykonawczy,
• dyrektor finansowy firmy produkcyjnej.

Kierunek zarządczy

Możliwe role związane z zarządzaniem to:

• kierownik produkcji – nadzorowanie całego procesu tworzenia filmów lub programów,
• dyrektor artystyczno-produkcyjny,
• szef działu produkcji.

Rozwój kompetencji

Zawód wymaga ciągłego doskonalenia umiejętności, szczególnie w obszarze:

• zaawansowanej analizy finansowej,
• nowych systemów informatycznych do zarządzania produkcją,
• przepisów prawa pracy i podatków,
• negocjacji biznesowych,
• zarządzania zasobami ludzkimi.