Kody i klasyfikacje
Poniżej znajdziesz podstawowe kody i klasyfikacje właściwe dla stanowiska kierownika biura:
| Klasyfikacja | Kod | Nazwa/zakres |
|---|---|---|
| Kod zawodu ZUS | 334101 | Kierownik biura |
| PKD | 82.11.Z | Działalność usługowa związana z administracyjną obsługą biura |
| PKD | 96.09.Z | Pozostała działalność usługowa, gdzie indziej niesklasyfikowana |
Kierownik biura to stanowisko o charakterze administracyjno-biurowym, kluczowe dla sprawnego działania organizacji.
Organizuje, koordynuje i zarządza pracą biura, zapewniając efektywny obieg informacji, dokumentów i zasobów w przedsiębiorstwach prywatnych, instytucjach publicznych, urzędach, stowarzyszeniach oraz organizacjach o różnym profilu.
Czym zajmuje się kierownik biura?
Głównym celem pracy kierownika biura jest zorganizowanie i zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura.
Do kluczowych zadań należy m.in. tworzenie i wdrażanie procedur, regulaminów, zarządzeń oraz instrukcji, nadzór nad przepływem korespondencji, archiwizacją i prawidłowym obiegiem dokumentów, a także planowanie zaopatrzenia oraz kontrola kosztów działalności administracyjnej. Zarządza zespołem podległych pracowników i współpracuje z kontrahentami oraz instytucjami zewnętrznymi.
Szczegółowe zadania zawodowe
Najważniejsze obowiązki operacyjne i zarządcze kierownika biura obejmują:
- Zarządzanie informacją i korespondencją – zapewnianie przepływu informacji i dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa oraz obsługa korespondencji;
- Weryfikację dokumentów firmy – aktualizowanie i kompletowanie dokumentów potwierdzających wiarygodność przedsiębiorstwa;
- Archiwizację – nadzorowanie segregowania i archiwizowania dokumentów;
- Utrzymanie infrastruktury biurowej – zapewnianie sprawnego funkcjonowania urządzeń i sprzętu biurowego;
- Organizację wydarzeń – koordynowanie spotkań, konferencji oraz wyjazdów integracyjnych;
- Tworzenie procedur – sporządzanie instrukcji, regulaminów i procedur w zakresie czynności biurowych;
- Zarządzanie zespołem – organizowanie i nadzorowanie pracy podległych pracowników;
- Motywowanie i ocenę – motywowanie, ocenianie i premiowanie pracowników;
- Zaopatrzenie – organizowanie i nadzorowanie zakupów materiałów biurowych, materiałów promocyjnych, wyposażenia i artykułów spożywczych;
- Współpracę z kontrahentami – negocjowanie i zawieranie umów z kontrahentami i podwykonawcami w zakresie działalności pracodawcy;
- Kontrolę kosztów – planowanie i kontrolowanie kosztów funkcjonowania biura;
- BHP i ppoż. – organizowanie stanowisk pracy zgodnie z zasadami BHP, ochrony ppoż., wymaganiami ergonomii i ochrony środowiska.
Wymagania i kwalifikacje
Aby zostać kierownikiem biura, wymagane jest co najmniej wykształcenie średnie ogólne lub średnie zawodowe ekonomiczne/administracyjne potwierdzone egzaminem. Najczęściej oczekiwane jest wykształcenie wyższe (licencjat lub magister) na kierunkach: organizacja i zarządzanie, administracja, ekonomia lub prawo oraz doświadczenie w prowadzeniu biura.
Dodatkowe wymagania zależą od branży i często obejmują:
- wykształcenie wyższe zgodne z profilem firmy (np. w sektorze medycznym – kierunki specjalistyczne),
- umiejętność obsługi specjalistycznych programów komputerowych,
- zaawansowaną znajomość języka obcego (np. angielskiego),
- prawo jazdy kat. B jako atut.
Kandydaci powinni rozwijać kompetencje miękkie, takie jak umiejętności interpersonalne, zarządzanie zespołem i doskonała organizacja pracy.
Ścieżka kariery i rozwój zawodowy
Kierownik biura często zaczyna od ról takich jak pracownik administracyjno-biurowy, pracownik recepcji/informacji, sekretarz/sekretarka, by następnie awansować na stanowiska kierownicze, np. kierownik działu administracyjnego lub role menedżerskie w administracji.
Rozwój zawodowy zwykle opiera się na kształceniu pozaformalnym, w tym:
- szkoleniach wewnętrznych w przedsiębiorstwie,
- kursach organizowanych przez stowarzyszenia i organizacje branżowe,
- specjalistycznych szkoleniach z zarządzania biurem, HR oraz kompetencji interpersonalnych.
Certyfikaty z BHP, ergonomii czy systemów ERP znacząco zwiększają atrakcyjność kandydata na rynku pracy.
Gdzie można pracować jako kierownik biura?
Stanowisko jest uniwersalne i występuje w różnych branżach i typach organizacji:
- Przedsiębiorstwa prywatne – np. produkcyjne, handlowe i usługowe;
- Instytucje publiczne i urzędy – jednostki administracji rządowej i samorządowej;
- Stowarzyszenia, fundacje i organizacje pozarządowe – projekty i inicjatywy o zróżnicowanym profilu;
- Firmy usługowe (PKD 82.11.Z, 96.09.Z) – obsługa administracyjna biur, call center i usługi wspomagające biznes.
W małych firmach kierownik biura często łączy funkcje z sekretariatem, natomiast w dużych korporacjach zarządza większym zespołem i budżetem administracji. Zapotrzebowanie jest stałe, szczególnie w sektorach IT, finanse i e-commerce.
Perspektywy zatrudnienia i zarobki
Zawód jest stabilny ze względu na powszechność biur w gospodarce. W Polsce mediana zarobków kierownika biura wynosi ok. 5–8 tys. zł brutto miesięcznie (w zależności od regionu i wielkości firmy), z możliwością premii za wyniki zespołu. W dużych miastach i korporacjach wynagrodzenie może przekraczać 10 tys. zł brutto, a liczne oferty pracy pojawiają się szczególnie dla osób z doświadczeniem i certyfikatami.
Zobacz też:
Kaletnik, Kamieniarz, Kapelusznik-czapnik, Kapitan portu morskiego, Kapitan statku morskiego, Kapitan żeglugi przybrzeżnej, Kapitan żeglugi śródlądowej, Karmelarz, Kartograf, Kasjer bankowy, Kasjer biletowy, Kasjer handlowy, Kasjer w zakładzie pracy, Kasjer walutowy, Kaskader filmowy, Kaskader filmowy – koordynator, Kelner, Kierowca autobusu, Kierowca autocysterny, Kierowca ciągnika rolniczego, Kierowca ciągnika siodłowego, Kierowca drezyny i wózka motorowego, Kierowca lokomotywy spalinowej, Kierowca mechanik, Kierowca operator wózków jezdniowych (widłowych), Kierowca pojazdu uprzywilejowanego, Kierowca samochodu ciężarowego, Kierowca samochodu dostawczego, Kierowca samochodu osobowego, Kierowca trolejbusu, Kierownik / właściciel stacji paliw, Kierownik / właściciel szkoły jazdy, Kierownik / właściciel zakładu usługowego, Kierownik agencji do spraw usług sportowych / turystycznych / kulturalnych, Kierownik agencji doradztwa finansowego, Kierownik agencji filmowej / telewizyjnej, Kierownik agencji ochrony mienia i osób, Kierownik agencji reklamowej, Kierownik agencji ubezpieczeniowej, Kierownik apteki, Kierownik archiwum, Kierownik biblioteki, Kierownik biura podroży, Kierownik biura rachunkowego, Kierownik biura tłumaczeń, Kierownik budowy, Kierownik centrum handlowego, Kierownik centrum konferencyjnego, Kierownik centrum obsługi telefonicznej (kierownik call center), Kierownik centrum rozrywki dla dzieci, Kierownik do spraw handlu zagranicznego, Kierownik do spraw kateringu, Kierownik do spraw kontroli jakości, Kierownik do spraw marketingu, Kierownik do spraw marketingu internetowego, Kierownik do spraw marketingu sieciowego (wielopoziomowego), Kierownik do spraw optymalizacji zasobów, Kierownik do spraw rozwoju produktu, Kierownik do spraw sprzedaży, Kierownik do spraw strategii i planowania, Kierownik do spraw transportu rurociągowego, Kierownik do spraw windykacji, Kierownik do spraw zarządzania flotą samochodową, Kierownik domu aukcyjnego, Kierownik domu kultury, Kierownik domu pomocy społecznej, Kierownik domu spokojnej starości, Kierownik działu administracyjno-gospodarczego, Kierownik działu badawczo-rozwojowego, Kierownik działu finansowego, Kierownik działu informatyki, Kierownik działu kadr i płac, Kierownik działu logistyki, Kierownik działu operacji finansowych, Kierownik działu reklamy / promocji / public relations, Kierownik działu ruchu zakładu górniczego lub zakładu, Kierownik działu szkoleń, Kierownik działu transportu, Kierownik działu w handlu detalicznym, Kierownik działu w handlu hurtowym, Kierownik działu w hotelu, Kierownik działu w instytucjach pomocy społecznej, Kierownik działu w lokalu gastronomicznym, Kierownik działu w przedsiębiorstwie telekomunikacyjnym, Kierownik działu zakupów, Kierownik działu zarządzania zasobami ludzkimi, Kierownik firmy audytorskiej, Kierownik firmy sprzątającej, Kierownik galerii sztuki, Kierownik gospodarstwa hodowli drobiu, Kierownik gospodarstwa ogrodniczego, Kierownik gospodarstwa produkcji roślinnej i zwierzęcej, Kierownik gospodarstwa produkcji zwierzęcej, Kierownik gospodarstwa sadowniczego, Kierownik gospodarstwa upraw mieszanych, Kierownik gospodarstwa upraw polowych, Kierownik hospicjum, Kierownik hostelu / motelu, Kierownik hotelu, Kierownik hurtowni, Kierownik jednostki ratownictwa górniczego, Kierownik kancelarii prawnej, Kierownik kancelarii tajnej, Kierownik kas, Kierownik kasyna, Kierownik kempingu, Kierownik kina, Kierownik klubu fitness, Kierownik klubu sportowego, Kierownik komórki organizacyjnej podmiotu leczniczego, Kierownik lokalu gastronomicznego, Kierownik magazynu, Kierownik małego przedsiębiorstwa budowlanego, Kierownik małego przedsiębiorstwa w przemyśle przetwórczym, Kierownik małego przedsiębiorstwa w przemyśle wydobywczym, Kierownik muzeum, Kierownik obiektu sportowego, Kierownik ogrodu zoologicznego, Kierownik ośrodka pomocy rodzinie, Kierownik parku rozrywki / cyrku, Kierownik pensjonatu, Kierownik placówki bankowej, Kierownik placówki wsparcia dziennego, Kierownik planu filmowego, Kierownik pociągu, Kierownik podmiotu leczniczego, Kierownik prac podwodnych, Kierownik praktycznej nauki zawodu, Kierownik produkcji filmowej / telewizyjnej / radiowej, Kierownik produkcji w przedsiębiorstwie hodowlanym, Kierownik produkcji w przedsiębiorstwie ogrodniczym, Kierownik produkcji w przedsiębiorstwie rolnym, Kierownik produkcji w przemyśle, Kierownik produkcji w zakładach akwakultury, Kierownik projektu, Kierownik przedsiębiorstwa informatycznego, Kierownik przedsiębiorstwa spedycyjnego, Kierownik przedsiębiorstwa świadczącego usługi osobiste i porządkowe, Kierownik przedsiębiorstwa świadczącego usługi z zakresu marketingu i sprzedaży, Kierownik przedsiębiorstwa świadczącego usługi z zakresu obsługi biznesu, Kierownik przedsiębiorstwa świadczącego usługi z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, Kierownik przedsiębiorstwa telekomunikacyjnego, Kierownik przedsiębiorstwa transportowego, Kierownik przedsiębiorstwa usługowego związanego z leśnictwem, Kierownik przedsiębiorstwa w rybołówstwie, Kierownik przedszkola, Kierownik punktu skupu, Kierownik rewiru / posterunku policji, Kierownik rozwoju technologii informatycznych, Kierownik rozwoju technologii telekomunikacyjnych, Kierownik ruchu zakładu górniczego lub zakładu, Kierownik sali sprzedaży, Kierownik salonu odnowy biologicznej, Kierownik salonu pielęgnacji urody, Kierownik sieci informatycznych, Kierownik sieci sklepów, Kierownik siłowni, Kierownik sklepu / supermarketu, Kierownik stoiska w markecie, Kierownik szkoły tańca, Kierownik szkółki jeździeckiej, Kierownik utrzymania ruchu, Kierownik w gospodarce leśnej, Kierownik warsztatów szkolnych, Kierownik wydawnictwa, Kierownik zakładu bukmacherskiego / kolektury / loterii, Kierownik żłobka / klubu dziecięcego, Kierujący tramwajem (motorniczy), Kinooperator, Kioskarz, Klasyfikator dziczyzny i ptactwa, Klasyfikator gruntów, Klasyfikator grzybów, Klasyfikator jaj, drobiu i pierza, Klasyfikator ryb, Klasyfikator skór, Klasyfikator wyrobów przemysłowych, Klaun (clown), Klimatolog, Kodowacz (koder), Kolporter, Kołodziej, Kombajnista (kierowca kombajnu), Komendant policji (powiatowy, miejski, rejonowy, komisariatu), Komendant powiatowy / miejski państwowej straży pożarnej, Komendant straży gminnej / miejskiej, Komentator sportowy, Komik, Kominiarz, Komornik sądowy, Kompozytor, Komputerowy składacz tekstu, Konduktor, Konduktor kolei linowej, Konfekcjoner wyrobów gumowych, Konferansjer, Konserwator budynków i stanu technicznego pomieszczeń, Konserwator części / sprzętu, Konserwator dzieł sztuki, Konserwator sieci i systemów komputerowych, Konserwator skór surowych, Konserwator zabytków architektury, Konstruktor form wtryskowych, Konstruktor odzieży, Konstruktor rozkładów jazdy, Konsultant do spraw kariery, Konsultant do spraw systemów teleinformatycznych, Konsultant komitetu technicznego, Konsultant/agent sprzedaży bezpośredniej, Kontroler (sterowniczy) procesów przeróbki ropy naftowej i gazu, Kontroler (sterowniczy) procesów w produkcji nawozów sztucznych, Kontroler (sterowniczy) reaktorów chemicznych, Kontroler (sterowniczy) robotów przemysłowych, Kontroler (sterowniczy) urządzeń destylacyjnych i rektyfikacyjnych, Kontroler (sterowniczy) urządzeń do ciągnienia i tłoczenia metali, Kontroler (sterowniczy) urządzeń do obróbki cieplnej chemikaliów, Kontroler (sterowniczy) urządzeń do produkcji papieru, Kontroler (sterowniczy) urządzeń do wytopu metali, Kontroler (sterowniczy) urządzeń filtrujących i oddzielających, Kontroler (sterowniczy) urządzeń koksowniczych, Kontroler (sterowniczy) urządzeń obróbki cieplnej metali, Kontroler (sterowniczy) urządzeń odlewniczych, Kontroler (sterowniczy) urządzeń walcowniczych, Kontroler biletów, Kontroler finansowy, Kontroler higieny mięsa, Kontroler jakości połączeń spawanych, Kontroler jakości produktów spożywczych, Kontroler jakości wyrobów przemysłowych, Kontroler kolejowy, Kontroler państwowy, Kontroler pocztowy, Kontroler rozliczeń pieniężnych, Kontroler rozliczeń podatkowych, Kontroler ruchu lotniczego, Kontroler stanu technicznego pojazdów, Konwojent (konduktor) wagonów specjalnych, Koordynator badań klinicznych, Koordynator pobierania i przeszczepiania tkanek i narządów, Koordynator projektów unijnych, Koordynator rodzinnej pieczy zastępczej, Kopacz, Korektor (naprawiacz) instrumentów muzycznych, Korektor i stroiciel instrumentów muzycznych, Korektor tekstu, Korepetytor, Koronkarka, Kosmetolog, Kosmetyczka, Kostiumograf, Kosztorysant budowlany, Koszykarz-plecionkarz, Kościelny, Kowal, Kowal wyrobów zdobniczych, Kożusznik, Krajacz materiałów budowlanych, Krajacz szkła, Krawiec, Kremator, Krojczy, Krupier, Kryminolog, Krytyk artystyczny, Krytyk kulinarny, Księgowy, Kucharz, Kulturoznawca, Kurator sądowy, Kurier, Kurier motocyklowy, Kuśnierz, Kynoterapeuta (dogoterapeuta)
